Verfahren und System zum Bearbeiten von Postsendungen

Abstract

 Verfahren und System zum Bearbeiten einer Postsendung, wobei das Verfahren folgende Schritte umfasst:
- ein Datensatz wird mit Daten zur Identifizierung der Postsendung (1), an einem ersten Nutzerterminal (2) angelegt,
- die Postsendung (1) wird an einer Empfangsstation (3) entgegengenommen, und auf der Oberfläche der Postsendung (1) befindliche graphische Informationen werden an einem zweiten Nutzerterminal (4) erfasst,
- der Datensatz wird mit den erfassten graphischen Informationen auf einer mit beiden Nutzerterminals (2,4) verbundenen Serverplattform (5) hinterlegt, und der Datensatz oder Teile davon werden einem Nutzer (6,10) zur Verfügung gestellt.

Beschreibung

[0001] Die Erfindung betrifft ein Verfahren und ein System zum Bearbeiten von Postsendungen.

[0002] Derzeit können Postsendungen, insbesondere mit Zusatzleistungen wie Versendung als Einschreiben, in Kundenfilialen eingeliefert werden und dort eine Sendungsnummer erhalten, die auch dem Kunden, in der Regel dem Einlieferer, mitgeteilt wird. Die Sendungsnummer ermöglicht eine Sendungsverfolgung im Internet. Dabei gibt ein Kunde die Sendungsnummer auf einer entsprechenden Webseite ein und kann den Sendungsstatus einer Postsendung einsehen, beispielsweise den Status "eingeliefert" oder den Status "zugestellt". Geschäftskunden können darüber hinaus auch über einen persönlichen Zugang den Status mehrerer von ihnen eingelieferter Postsendungen einsehen.

[0003] Als Nachteil der bekannten Verfahren erweist es sich, dass nur eine Sendungsnummer und ein zugehöriger Sendungsstatus für einen Kunden einsehbar sind. Die für den Kunden relevante Empfängeradresse, die in der Regel vom Kunden zur Identifizierung einer Postsendung herangezogen wird, wird nicht angezeigt, d.h. ein Kunde muss sich die zur Sendungsnummer gehörige Empfängeradresse notieren, was für ihn umständlich und zeitaufwändig ist. Wird die zugehörige Empfängeradresse von ihm nicht notiert, kann er den Status der Postsendung nicht mehr über die ihm zur Verfügung gestellte Webseite ermitteln.

[0004] Aus dem Stand der Technik sind verschiedene Verfahren und Systeme zum Kategorisieren und/oder Nachverfolgen von Postsendungen bekannt. Aus der US-Patentschrift 5 229 932 gehen ein Verfahren und eine Vorrichtung zum Kategorisieren und Verifizieren von Postsendungen hervor. Für eingelieferte Massensendungen werden die Klasse, die Anzahl, die Größe sowie das Gewicht der Sendungen erfasst, und es wird der in der Adresse enthaltene ZIP-Code gelesen, um die geographische Zielregion und die Lesbarkeit des Adressblocks zu bestimmen und die Adresse zu verifizieren. Alle Angaben werden gespeichert, und es wird ein Bericht erstellt, der neben den erfassten Angaben auch das daraus ermittelte Porto enthält. Dieser Bericht wird mit den Einlieferungsangaben des Kunden verglichen, wobei insbesondere das Porto verifiziert wird.

[0005] Die US-Patentschrift 4 821 195 offenbart ein Verfahren und eine Vorrichtung zur sequenziellen Nummerierung von Postsendungen. Zur Frankierung von Postsendungen erhält der Kunde eines Postunternehmens einen Portobetrag, wobei das Porto zusammen mit einer Transaktionsnummer übermittelt wird. Die Sendungen werden mit dem Porto, der Transaktionsnummer und einer fortlaufenden Nummer versehen, und für eine Massensendung wird ein Bericht gedruckt, der das Gesamtporto und die Anzahl der enthaltenen Sendungen beinhaltet. Anhand der Transaktionsnummer und der fortlaufenden Nummerierung lässt sich erkennen, ob die Postsendungen gültige Frankierungen aufweisen.

[0006] Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, einem Nutzer eines Postdienstleisters die Möglichkeit einzuräumen, den Status einer Postsendung zusammen mit weiteren, für ihn relevanten Daten, vorzugsweise über das Internet, zu überwachen.

[0007] Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch ein Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 1 gelöst.

[0008] Das erfindungsgemäße Verfahren zum Bearbeiten einer Postsendung umfasst die folgenden Schritte:

• Ein Datensatz mit Daten zur Identifizierung der Postsendung, z. B. mit einer Sendungsnummer, wird an einem ersten Nutzerterminal angelegt,
• die Postsendung wird an einer Empfangsstation entgegengenommen, und auf der Oberfläche der Postsendung befindliche graphische Informationen werden an einem zweiten Nutzerterminal erfasst,
• der Datensatz mit den Daten zur Identifizierung der Postsendung wird mit den auf der Oberfläche der Postsendung befindlichen erfassten graphischen Informationen auf einer mit den beiden Nutzerterminals verbundenen Serverplattform hinterlegt, und der Datensatz oder Teile davon werden einem Nutzer zur Verfügung gestellt.

[0009] Auf diese Weise werden nach dem Einlesen von graphischen Informationen, insbesondere einer Empfängeradresse, diese mit einer Sendungsnummer der Postsendung verknüpft, so dass diese beiden Informationen miteinander kombiniert einem Nutzer, beispielsweise über eine Webseite, zugänglich gemacht werden können.

[0010] Üblicherweise wird der Datensatz zu der Postsendung bei Einlieferung und/oder Frankierung der Sendung erstellt und mit einer Sendungsnummer versehen. Der Datensatz kann ein Feld "Status" umfassen, das bei Einlieferung der Postsendung auf "eingeliefert" gesetzt wird.

[0011] Die Sendungsnummer kann als Code vorliegen, und die Empfängeradresse als Teil der graphischen Informationen kann beispielsweise mittels OCR (Optical Character Recognition) erfasst und/oder als Grafit gespeichert werden. Anhand der Sendungsnummer wird der Datensatz zur Postsendung ermittelt, und die erfasste Empfängeradresse wird dem Datensatz zugefügt. Ein Webserver liest sodann aus dem Datensatz auch die darin enthaltenen Informationen zur Empfängeradresse aus und zeigt sie auf einer entsprechenden Webseite an.

[0012] In jedem Fall ist wichtig, dass Daten und/oder Informationen zu einer Postsendung erfasst werden, anhand derer wenigstens eine die Postsendung und/oder den Einlieferer der Postsendung identifizierende Angabe ermittelt wird. Die Sendungsnummer ist hierfür besonders geeignet, doch es sind auch andere Daten zur Identifizierung denkbar.

[0013] Zweckmäßig ist es, den Datensatz in einem so genannten Kundendatenmanagement-System (KDM) zu hinterlegen. Der Datensatz kann dann zum Beispiel auch für eine spätere Leistungsabrechnung eines Postunternehmens genutzt werden.

[0014] In einer bevorzugten Ausführungsform des Verfahrens ist vorgesehen, dass der Datensatz oder Teile davon dem Nutzer über eine webbasierte Serverplattform zur Verfügung gestellt werden.

[0015] Ebenso ist es zweckmäßig, dass der Datensatz oder Teile davon ggf. in ein anderes Format umgewandelt und einem Nutzer über eine elektronische Benachrichtigung zur Verfügung gestellt werden.

[0016] Eine elektronische Benachrichtigung kann insbesondere über einen so genannten Push-Prozess übermittelt werden. Beispiele hierfür sind Email, SMS (Short Message Service), MMS (Multimedia Messaging Service), Skype (Internet-Telefonie) und Instant-Messaging (so genannter "Chat").

[0017] Eine Umwandlung des Formats des Datensatzes oder Teilen davon kann aus verschiedenen Gründen erfolgen. Insbesondere für die Übermittlung einer Email, SMS und dergleichen ist es jedoch erforderlich, dass beispielsweise digitale Bilddaten in ein einfaches Textformat umgewandelt werden.

[0018] In einer weiteren zweckmäßigen Ausbildung des Verfahrens werden der Datensatz oder Teile davon codiert und sind für den Nutzer decodierbar.

[0019] So wird sichergestellt, dass nur ein berechtigter Nutzer Zugang zu den Daten einer Postsendung erlangt.

[0020] Praktisch erfolgt eine Codierung beispielsweise in der Weise, dass eine Sendungsnummer als Code auf die Postsendung aufgebracht wird. Besonders bewährt hat sich hierfür der so genannte "Post-Matrix-Code".

[0021] Bei diesem Code handelt es sich um einen zweidimensionalen Code, der im Vergleich zu eindimensionalen Barcodes eine deutlich höhere Informationsdichte pro Fläche aufweist. Der Post-Matrix-Code ist darüber hinaus auch geeignet für die Frankierung einer Postsendung und unterliegt einer Norm.

[0022] Eine weitere zweckmäßige Ausführungsform des Verfahrens sieht vor, dass der Datensatz oder Teile davon einem Nutzer in einem Report und/oder einer Auswertung zur Verfügung gestellt werden.

[0023] Insbesondere Geschäftskunden haben ein Interesse daran, die von ihnen versendeten Postsendungen besonders aufbereitet angezeigt zu erhalten. Die Aufbereitung kann beispielsweise in einer Aufgliederung nach verschiedenen Empfängeradressen, nach dem Versandstatus, dem Einlieferungsdatum und dergleichen erfolgen.

[0024] Besonders zweckmäßig ist es, wenn der Datensatz Daten zum Status der Postsendung umfasst, beginnend mit der Entgegennahme der Postsendung an der Empfangsstation. Diese Daten zum Status können von einem dritten Benutzerterminal aus verändert, insbesondere aktualisiert, werden. Sobald eine Postsendung vorgegebene Stationen auf ihrem Beförderungsweg erreicht, wird beispielsweise ein entsprechender, auf der Postsendung befindlicher Code gescannt und der Status im Datensatz entsprechend aktualisiert. Ein Webserver hat Zugriff auf den Datensatz und gibt den aktualisierten Inhalt für einen Kunden auf einer Webseite an.

[0025] Die graphischen Informationen umfassen zweckmäßigerweise Informationen zu einem Adressaten der Postsendung.

[0026] Die graphischen Informationen werden vorzugsweise mittels einer Einrichtung zum Scannen erfasst.

[0027] Ein Scanner dient beispielsweise zum Einlesen der Adresse, und je nach Scanner-Typ werden die eingelesenen Informationen per Funk oder per Kabel übertragen. Üblich sind hierbei Funkscanner mit mehrzeiligem Display und einer Ausgabemöglichkeit sowie einem Touchscreen und/oder einer Tastatur mit rudimentärer Eingabefunktion.

[0028] Bei verschiedenen Scannern wird häufig eine so genannte Scanner-Controller-Komponente verwendet, die eine Schnittstelle zwischen den Scannern und den restlichen Komponenten eines Systems darstellt und die an verschiedenen Orten zu verschiedenen Zeiten eingehende Matrix-Codes von verschiedenen Scannern zur Weiterverarbeitung verwaltet.

[0029] Allgemein ist eine Zuordnung der verschiedenen graphischen Informationen auf der Oberfläche der Postsendung zu spezialisierten Lesegeräten von Vorteil. Dabei kann die Erfassung der graphischen Informationen durch eine zentrale Bildverarbeitungseinrichtung erfolgen, die über genormte Schnittstellen die speziellen Lesegeräte mit digitalisierten Informationen versorgt.

[0030] Beispiele für spezialisierte Lesegeräte sind Geräte, die in den graphischen Informationen enthaltene Codierungen durch Entzifferung des Codes ermitteln. Zum Beispiel dienen derartige spezialisierte Lesegeräte zum Erfassen von Informationen aus digitalen Freimachungsvermerken im bereits oben genannten Post-Matrix-Code.

[0031] Eine zusätzliche vorteilhafte Ausführungsform des Verfahrens zeichnet sich dadurch aus, dass die auf der Oberfläche der Postsendung befindlichen und an dem zweiten Nutzerterminal erfassten graphischen Informationen von einer Bildverarbeitungseinrichtung dahingehend untersucht werden, ob die erfassten graphischen Informationen von vorgegebenen graphischen Informationen abweichen und dass für den Fall einer Abweichung eine Benachrichtigung am ersten und/oder zweiten Benutzerterminal generiert wird.

[0032] Dabei kann ein Bearbeitungszentrum für Postsendungen mehrere zentrale Bildverarbeitungseinrichtungen enthalten oder aber eine zentrale Bildverarbeitungseinrichtung kann die graphischen Informationen mehrerer Brief- oder Frachtzentren verarbeiten.

[0033] Darüber hinaus kann die Verarbeitung der auf den Postsendungen vorhandenen graphischen Informationen mit Hilfe einer Bildverarbeitungseinrichtung sowohl sequenziell als auch simultan erfolgen. Insbesondere ist es vorteilhaft, das Verfahren mit Hilfe der Bildverarbeitungseinrichtung so durchzuführen, dass vorhandene Bildverarbeitungskapazitäten durch eine wirksame Verteilung der Bildverarbeitungsaufgaben auf verschiedene Komponenten einer zentralen Bildverarbeitungseinrichtung möglichst effektiv genutzt werden.

[0034] Der Begriff der Bildverarbeitung, insbesondere der Bildverarbeitungseinrichtung, ist in keiner Weise einschränkend zu verstehen. Insbesondere umfasst der Begriff die Transformation der graphischen Informationen in weitere graphische Informationen, beispielsweise die Umwandlung in ein anderes Format, die Weiterleitung der graphischen Informationen und/oder die Auswertung von in den graphischen Informationen enthaltenen und/oder aus den graphischen Informationen gewonnenen weiteren Informationen, wie dem Lesen einer Empfängeradresse oder dem Entziffern einer in den graphischen Informationen enthaltenen codierten Information. Außerdem beinhaltet der Begriff der Bildverarbeitung auch die Merkmale, die auf dem Gebiet der Bildverarbeitung gelegentlich als Bildinterpretation bezeichnet werden. Hierunter ist beispielsweise das Entziffern von Empfängeradressen durch das Lesen der die Empfängeradresse wiedergebenden graphischen Informationen, beispielsweise in Art einer handschriftlichen Angabe, mit umfasst.

[0035] Die Aufgabe der Erfindung wird darüber hinaus durch ein System zum Bearbeiten einer Postsendung mit einem der oben genannten Verfahren gelöst, das die folgenden Komponenten umfasst:

• ein erstes Nutzerterminal zum Anlegen eines Datensatzes mit Daten zur Identifizierung der Postsendung,
• eine Empfangsstation zur Entgegennahme der Postsendung,
• ein zweites Nutzerterminal zur Erfassung von auf der Postsendung befindlichen graphischen Informationen,
• eine Serverplattform zum Hinterlegen des Datensatzes mit den Daten zur Identifizierung der Postsendung und mit den auf der Postsendung befindlichen erfassten graphischen Informationen, die mit beiden Nutzerterminals verbunden ist und einem Nutzer Daten und/oder Informationen des Datensatzes zur Verfügung stellt.

[0036] Ein Ausführungsbeispiel der Erfindung wird im Folgenden anhand der beigefügten Zeichnung erläutert.

[0037] Es zeigt Fig. 1 eine Prinzipdarstellung von Systemkomponenten eines erfindungsgemäßen Systems. An einem ersten Nutzerterminal 2 wird ein Datensatz mit Daten zur Identifizierung einer Postsendung 1 angelegt. Die Postsendung 1 selbst wird an einer Empfangsstation 3 entgegengenommen, und auf der Oberfläche der Postsendung befindliche graphische Informationen, insbesondere die Empfängeradresse, werden an einem zweiten Nutzerterminal 4, das gegebenenfalls mit dem ersten Nutzerterminal 1 identisch sein kann, erfasst. Die Daten zur Identifizierung der Postsendung 1 und die graphischen Informationen, d. h. die Empfängeradresse, zu der Postsendung 1 werden von einem der Nutzerterminals 2, 4 jeweils an eine mit beiden Nutzerterminals 2, 4 verbundene Serverplattform 5 weitergeleitet und dort hinterlegt.

[0038] Die Empfängeradresse kann, muss aber nicht an beiden Nutzerterminals 2,4 erfasst werden.

[0039] Die Daten auf der Serverplattform 5 sind über einen Webbrowser für einen Nutzer 6 und über eine elektronische Benachrichtigung, insbesondere eine Push-Nachricht, für einen weiteren Nutzer 10 zugänglich. Die Erfassung der graphischen Informationen an dem zweiten Nutzerterminal 4 erfolgt mittels einer Einrichtung zum Scannen 8, insbesondere mittels eines geeigneten Erfassungsmittels, beispielsweise eines Handscanners oder einer fest installierten Kamera. Die von der Einrichtung zum Scannen 8 erfassten graphischen Informationen werden an eine Bildverarbeitungseinrichtung 9 und von dort an die Serverplattform 5 weitergeleitet. Über ein drittes Nutzerterminal 7 kann der Datensatz hinsichtlich der Daten zum Status der Postsendung verändert, insbesondere aktualisiert, werden. Das dritte Benutzerterminal 7 wird beispielsweise durch einen Kurier 11 eines Versanddienstleisters bedient.

[0040] Alternativ und/oder zusätzlich zu der zuvor beschriebenen manuellen Beeinflussung des Status z.B. durch einen Kurier ist es zweckmäßig, den Status auch an einer oder mehreren anderen Stellen automatisch zu aktualisieren.

Bezugszeichenliste:

[0041] 

1

Postsendung

2

Erstes Nutzerterminal

3

Empfangsstation

4

Zweites Nutzerterminal

5

Serverplattform

6

Nutzer

7

Drittes Nutzerterminal

8

Einrichtung zum Scannen

9

Bildverarbeitungseinrichtung

10

Weiterer Nutzer

11

Kurier

Ansprüche

1. Verfahren zum Bearbeiten einer Postsendung mit folgenden Schritten:

- ein Datensatz wird mit Daten zur Identifizierung der Postsendung (1), insbesondere mit einer Sendungsnummer, angelegt,

- die Postsendung (1) wird an einer Empfangsstation (3) entgegengenommen, und auf der Oberfläche der Postsendung (1) befindliche graphische Informationen werden erfasst,

- der Datensatz mit den Daten zur Identifizierung der Postsendung wird mit den auf der Oberfläche der Postsendung befindlichen erfassten graphischen Informationen auf einer Serverplattform (5) hinterlegt, und der Datensatz oder Teile davon werden einem Nutzer (6, 10) zur Verfügung gestellt.

2. Verfahren nach Anspruch 1,
dadurch gekennzeichnet,
dass der Datensatz mit Daten zur Identifizierung der Postsendung (1), insbesondere an einem ersten Nutzerterminal (2) angelegt wird.

3. Verfahren nach Anspruch 1,
dadurch gekennzeichnet,
dass der Datensatz mit Daten zur Identifizierung der Postsendung (1), von einem zentralen System (Server) angelegt wird.

4. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3,
dadurch gekennzeichnet,
dass auf der Oberfläche der Postsendung (1) befindliche graphische Informationen an einem zweiten Nutzerterminal (4) erfasst werden.

5. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4,
dadurch gekennzeichnet,
dass auf der Oberfläche der Postsendung (1) befindliche graphische Informationen an einer Bearbeitungsstation erfasst werden.

6. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet,
dass der Datensatz oder Teile davon dem Nutzer (6) über eine webbasierte Serverplattform (5) zur Verfügung gestellt werden.

7. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet,
dass der Datensatz oder Teile davon gegebenenfalls in ein anderes Format umgewandelt und dem Nutzer (10) über eine elektronische Benachrichtigung zur Verfügung gestellt werden.

8. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet,
dass der Datensatz oder Teile davon codiert werden und für den Nutzer (6, 10) decodierbar sind.

9. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet,
dass der Datensatz oder Teile davon dem Nutzer (6, 10) in einem Report und/oder einer Auswertung zur Verfügung gestellt werden.

10. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet,
dass Daten zum Status der Postsendung (1) verändert, insbesondere aktualisiert werden.

11. Verfahren nach Anspruch 10,
dadurch gekennzeichnet,
dass eine Prozesskette von Status-Änderungen erzeugt wird.

12. Verfahren nach Anspruch 11,
dadurch gekennzeichnet,
dass die Prozesskette mit einer Entgegennahme der Postsendung (1) an einer Empfangsstation (3) beginnt.

13. Verfahren nach Anspruch 11,
dadurch gekennzeichnet,
dass die Prozesskette mit einer Erfassung der Postsendung (1) in einer Bearbeitungseinheit beginnt.

14. Verfahren nach einem der Ansprüche 10 bis 13,
dadurch gekennzeichnet,
dass die Daten zum Status der Postsendung (1) von einem dritten Nutzerterminal (7) aus verändert, insbesondere aktualisiert werden.

15. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet,
dass die graphischen Informationen Daten zu einem Adressaten der Postsendung (1) umfassen.

16. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet,
dass die graphischen Informationen mittels einer Einrichtung zum Scannen (8) erfasst werden.

17. Verfahren nach einem der vorhergehenden Ansprüche,
dadurch gekennzeichnet,
dass die auf der Oberfläche der Postsendung (1) befindlichen und an dem zweiten Nutzerterminal (4) erfassten graphischen Informationen von einer Bildverarbeitungseinrichtung (9) dahingehend untersucht werden, ob die erfassten graphischen Informationen von vorgegebenen graphischen Informationen abweichen und dass für den Fall einer Abweichung eine Benachrichtigung am ersten und/oder zweiten Nutzerterminal (2, 4) generiert wird.

18. System zum Bearbeiten einer Postsendung mittels eines Verfahrens nach einem der vorhergehenden Ansprüche mit folgenden Komponenten:

- einem ersten Mittel zum Anlegen eines Datensatzes mit Daten zur Identifizierung der Postsendung (1),

- einer Empfangsstation (3) zur Entgegennahme der Postsendung (1),

- einem Mittel zur Erfassung von auf der Postsendung (1) befindlichen graphischen Informationen,

- einer Serverplattform (5) zum Hinterlegen des Datensatzes mit den Daten zur Identifizierung der Postsendung (1) und mit den auf der Postsendung (1) befindlichen erfassten graphischen Informationen, die mit beiden Nutzerterminals (2, 4) verbunden ist und einem Nutzer (6, 10) Daten und/oder Informationen des Datensatzes zur Verfügung stellt.

19. System nach Anspruch 18,
dadurch gekennzeichnet,
dass das Mittel zum Anlegen des Datensatzes ein erstes Nutzerterminal (2) ist.

20. System nach einem oder beiden der Ansprüche 18 oder 19,
dadurch gekennzeichnet,
dass das Mittel zur Erfassung der auf der Postsendung (1) befindlichen graphischen Informationen ein zweites Nutzerterminal (4) ist.

Zeichnung