Moyens pour le classement de documents avec échéancier électronique incorporé

Abstract

 Ces moyens de classement comportent des parois (3 à 7) délimitant un volume qui reçoit des documents devant être gérés dans le temps. Les moyens constitutifs d'un échéancier électronique (9), assurant la gestion dans le temps des documents, sont intégrés dans ou appliqués contre au moins l'une des parois. L'échéancier électronique comprend : des moyens de saisie (10) et de mémorisation (11) d'informations relatives aux documents, des moyens de décompte (12) du temps, des moyens de mémorisation et d'exécution (13) d'un programme de gestion des documents en fonction du temps, et des moyens de visualisation (18) d'arrivées à échéance relatives à ces documents. L'ensemble peut se présenter sous la forme d'un classeur, les moyens constitutifs de l'échéancier étant intégrés dans l'épaisseur de la couverture (2) du classeur.

Description

[0001] La présente invention concerne des moyens pour le classement de documents devant être gérés dans le temps et pourvus à cet effet d'un échéancier électronique incorporé. Ces moyens de classement peuvent prendre notamment, mais non exclusivement, la forme d'un classeur comportant une couverture rigide et recevant des feuillets amovibles appartenant à des "dossiers" qui peuvent être suivis dans le temps, grâce à l'échéancier électronique intégré dans le classeur ou appliqué contre ce classeur, échéancier qui indiquera en particulier les délais à respecter et les dates limites pour le traitement desdits dossiers.

[0002] Le suivi de dossiers comportant des échéances intéresse les professions et activités juridiques, commerciales, fiscales, financières, etc.. ainsi que les services techniques et les chantiers, et plus généralement toutes professions et activités qui doivent tenir à jour des dossiers, en même temps qu'un calendrier des réalisations effectives correspondant aux documents des dossiers.

[0003] Les méthodes traditionnelles de gestion des délais utilisent soit des échéanciers ou agendas tenus manuellement, soit des plannings; dans tous les cas, il s'agit de moyens qui restent dissociés des dossiers eux-mêmes, d'où une gestion lourde, compliquée et non dénuée de risques d'erreurs ou d'omissions. Même l'utilisation connue d'agendas ou de plannings perfectionnés, faisant appel à des moyens de traitement informatiques et à des signalisations optiques ou des visualisations électriques, ne parvient pas actuellement à supprimer l'inconvénient de la dissociation entre les classeurs, d'une part, et lesdits moyens de traitement, d'autre part.

[0004] Il existe donc toujours un besoin de rationalisation et de simplification de la gestion dans le temps des dossiers, notamment avec utilisation de moyens de traitement informatiques propres à saisir et mémoriser des informations relatives à ces dossiers pendant toute la durée nécessaire, à restituer ces informations chaque fois que l'utilisateur souhaite les consulter, et à signaler de manière clairement visible toute échéance à date prochaine, pour permettre à l'utilisateur de traiter en temps utile les dossiers dont il a la charge, sans risque d'omettre le moindre dossier donc avec une fiabilité accrue.

[0005] A cet effet, l'invention a essentiellement pour objet des moyens pour le classement de documents à gérer dans le temps, du type comportant des parois délimitant un volume apte à recevoir les documents à gérer, moyens de classement qui sont caractérisés en ce qu'ils comprennent en outre, intégrés dans ou appliqués contre l'une au moins de leurs parois, et en combinaison :

• des moyens électroniques de saisie d'informations se rapportant auxdits documents,
• des moyens électroniques de mémorisation de ces informations,
• des moyens de décompte du temps,
• des moyens de mémorisation et d'exécution d'un programme de gestion des documents en fonction du temps, et
• des moyens de visualisation d'arrivées à échéances, relatives à un ou plusieurs documents,

tous ces moyens combinés constituant un échéancier électronique incorporé auxdits moyens pour le classement de documents et assurant la gestion dans le temps des documents.

[0006] Grâce aux techniques actuellement disponibles, cet échéancier électronique peut posséder un encombrement réduit et notamment une faible épaisseur, autorisant son intégration dans l'épaisseur d'une paroi de la couverture d'un classeur ou d'une boîte de classement, ou son application contre une telle paroi sans surépaisseur notable.

[0007] Les moyens électroniques de saisie des informations, notamment d'identification et de délais, relatives aux documents à gérer, sont réalisables sous la forme d'un clavier alpha-numérique, facilement intégrable à une face d'une couverture de classeur.

[0008] Compte tenu des nécessités de mémorisation des informations et de décompte du temps, en pratique par une horloge, l'alimentation électrique de l'échéancier électronique est avantageusement assurée par une pile ou une batterie rechargeable, associée à une alimentation solaire, pour éviter tout risque de rupture d'alimentation.

[0009] Dans une forme de réalisation préférentielle, les moyens de visualisation sont conçus pour pouvoir afficher des arrivées d'échéance multiples, de sorte que l'utilisateur est averti qu'un dossier, ou plusieurs dossiers, arrivent prochainement à échéance. L'invention permet ainsi la gestion simultanée de dossiers multiples, réunis dans les mêmes moyens de classement. En outre, on prévoit avantageusement des moyens de visualisation multiples et différenciés, tels que plusieurs voyants lumineux de couleurs distinctes, aptes à indiquer divers degrés d'urgence ou d'importance relatifs au traitement d'un dossier.

[0010] Par ailleurs, le système est conçu pour permettre à l'utilisateur de consulter préventivement les informations mémorisées, en vue de connaître les délais venant à échéance dans un intervalle de temps donné.

[0011] De toute façon, l'invention sera mieux comprise à l'aide de la description qui suit, en référence au dessin schématique annexé représentant, à titre d'exemple non limitatif, une forme d'exécution de ces moyens pour le classement de documents, avec échéancier électronique incorporé.

Figure 1 est une vue d'ensemble en perspective d' un classeur comportant application de l'invention, à l'état fermé;

Figure 2 montre la couverture du classeur de Figure 1 en position ouverte, faisant apparaître divers composants de l'échéancier électronique incorporé;

Figure 3 est un schéma synoptique de cet échéancier électronique.

[0012] Comme le montrent les Figures 1 et 2, l'invention est ici illustrée dans le cas de son application à un classeur désigné dans son ensemble par le repère 1, dont la couverture 2 comprend un dos 3, deux grandes faces 4 et 5 et deux rabats 6 et 7. A l'état fermé, représenté sur la Figure 1, la couverture 2 délimite un certain volume parallélépipédique qui reçoit des documents 8 nécessitant une gestion dans le temps, c'est-à-dire que les documents 8 font partie de dossiers dont le traitement implique des échéances, avec des délais et des dates limites à respecter pour les diverses interventions entrant dans le traitement de ces dossiers.

[0013] La gestion dans le temps des documents 8 est assurée par un ensemble électronique spécialement conçu 9, dit "échéancier électronique", qui est représenté seul sous une forme synoptique à la Figure 3 mais qui, dans la réalisation concrète, est véritablement incorporé à la structure du classeur 1 et, plus particulièrement, intégré dans la couverture 2 de ce classeur 1.

[0014] L'échéancier électronique 9 comprend un clavier alpha-numérique 10, une mémoire 11, une horloge 12 pour le décompte du temps t, des moyens 13 de mémorisation et d'exécution d'un programme P, et divers moyens d'affichage 14 à 18, précisés plus bas. Tout cet ensemble électronique est alimenté en énergie électrique par une pile ou batterie 19, combinée avec une alimentation solaire 20.

[0015] Le clavier alpha-numérique 10, qui peut être incorporé à une grande face 4 de la couverture 2 du classeur 1 (voir aussi Figure 2), est utilisé pour la saisie d'informations relatives aux documents 8, en pratique le nom ou la référence codée du ou des dossiers à gérer, et la ou les échéances relatives à chaque dossier, exprimées soit sous la forme d'une date limite précise, soit sous la forme d'un numéro de semaine. Les informations saisies sont stockées dans la mémoire 11, qui est conçue pour permettre la gestion simultanée d'un certain nombre de dossiers et de délais, ce nombre pouvant être élevé, par exemple de l'ordre de la centaine.

[0016] Les moyens 13 exécutent le programme P dont ils sont chargés, ceci en coopération avec l'horloge 12 qui fournit une base de temps convenablement exprimée (en jours ou semaines), pour émettre une signalisation particulière à l'approche de chaque échéance préalablement enregistrée; la signalisation s'effectuant par les moyens de visualisation qui comprennent, dans l'exemple représenté:

• trois voyants lumineux 14, 15, 16 tels que des diodes électroluminescentes, de couleurs distinctes par exemple jaune orangé, rouge et vert, qui sont disposés extérieurement sur le dos 3 de la couverture 2 du classeur 1;
• un afficheur17, également disposé extérieurement sur le dos 3 de la couverture 2, par exemple au-dessus des voyants;
• un autre afficheur 18, disposé intérieurement sur la grande face 4 de la couverture 2, par exemple juste au-dessus du clavier alpha-numérique 10.

[0017] La signalisation d'une échéance particulière s'effectue automatiquement, par exemple une semaine à l'avance par rapport à la date limite initialement saisie, par l'éclairement du voyant 14 de couleur jaune orangé. Le voyant 15 de couleur rouge s'allumera automatiquement à l'échéance proprement dite, donc à la date limite. Le voyant 16 de couleur verte peut être éclairé automatiquement déjà deux semaines avant cette échéance, en fonction du désir de l'utilisateur, pour une plus grande sécurité.

[0018] Outre l'éclairement des voyants, le programme P provoque au moment venu, sur l'afficheur 17 et/ou l'afficheur 18, l'indication du dossier à traiter, concerné par la signalisation de l'échéance.

[0019] Dans le cas où l'échéancier électronique 9 gère simultanément plusieurs dossiers, un signe particulier (flèche, point, étoile ...) apparait en outre sur l'afficheur 17 et/ou 18 pour indiquer à l'utilisateur, si tel est le cas, qu'au moins une deuxième échéance, voire une troisièle etc... doit aussi être traitée simultanément.

[0020] L'échéancier électronique 9 permet également à l'utilisateur de consulter à tout moment les informations stockées dans la mémoire 11, pour connaître les dossiers qui vont venir à échéance par exemple dans les trois,quatre, cinq ou six semaines à venir. L'interrogation s'effectue par une procédure préatablie, à l'aide du clavier alpha-numérique 10, les indications demandées apparaissant alors sur l'afficheur 18 placé juste au-dessus de ce clavier 10.

[0021] La signalisation automatique d'une arrivée à échéance, pour un dossier déterminé, indique à l'utilisateur qu'il doit intervenir sur ce dossier d'une façon ou d'une autre; l'intervention elle-même peut être active, sous la forme de l'exécution d'une opération par l'utilisateur,ou passive, telle que l'attente et l'obtention d'une réponse provenant de l'extérieur. Une fois cette intervention réalisée, l'utilisateur peut effacer de la mémoire 11 l'échéance en question, ou le dossier si le traitement de ce dernier est alors terminé, par une commande appropriée sur le clavier 10. Par contre, si l'échéance passe sans que l'opération concernée n'ait pu être exécutée, par exemple pour défaut d'instructions, la signalisation subsiste, tant que l'utilisateur n'efface pas, des moyens électroniques de mémorisation, l'information concernée par cette échéance.

[0022] En se référant à la Figure 2, la pile ou batterie 19 est disposée par exemple sur le dos 3 de la couverture 2, tandis que les circuits électroniques (mémoire 11, horloge 12 et moyens 13 de mémorisation et d'exécution du programme) sont regroupés sous la forme d'une plaque de circuits électroniques 21, intégrée à la seconde grande face 5 de la reliure 2. L'alimentation solaire 20 est enfin disposée sur le dos 3 du classeur, ceci naturellement du côté extérieur par exemple sous les voyants 14 à 16 (Voir Figure 1). Tous les composants de l'échéancier électronique 9 sont ainsi effectivement intégrés dans l'épaisseur de la couverture 2, qui est de quelques millimètres.

[0023] Une signalisation optique particulière, telle qu'un clignotement simultané des voyants 14 à 16, ou l'apparition d'un symbole spécifique sur l'afficheur extérieur 17, indique que la pile ou batterie 19 doit être rapidement rechargée ou remplacée. Grâce à l'alimentation solaire 20, la base de temps et les informations en mémoire sont conservées, sans aucune interruption, pendant le remplacement de la pile ou batterie 19.

[0024] Comme il va de soi, l'invention ne se limite pas à la seule forme d'exécution de ces moyens pour le classement de documents qui ont été décrits ci-dessus, à titre d'exemples; elle en embrasse, au contraire, toutes les variantes de réalisation et d'application respectant le même principe. Ainsi, l'on ne s'éloignerait pas du cadre de l'invention en ayant recours à tous moyens équivalents, en ce qui concerne les composants de l'échéancier électronique incorporé, ou par l'incorporation d'un tel échéancier à des moyens de classement autres qu'un classeur, l'invention étant aussi applicable à des chemises de classement, des boîtes ou conteneurs d'archivage, voire des armoires ou autres meubles de rangement de documents.

Revendications

1.- Moyens pour le classement de documents à gérer dans le temps, du type comportant des parois (3 à 7) délimitant un volume apte à recevoir les documents à gérer (8), caractérisés en ce qu'ils comprennent en outre, intégrés dans ou appliqués contre l'une au moins de leurs parois, et en combinaison :

- des moyens électroniques de saisie (10) d'informations se rapportant auxdits documents (8),

- des moyens électroniques de mémorisation (11) de ces informations;

- des moyens de décompte (12) du temps (t);

- des moyens de mémorisation et d'exécution (13) d'un programme (P) de gestion des documents en fonction du temps (t), et

- des moyens de visualisation (14 à 18) d'arrivées d'échéances, relatives à un ou plusieurs documents,

tous ces moyens combinés (10 à 18) constituant un échéancier électronique (9) incorporé auxdits moyens pour le classement (1, 2) de documents et assurant la gestion dans le temps des documents (8)

2.- Moyens pour le classement de documents, avec échéancier électronique incorporé, selon la Revendication 1.-caractérisé en ce que les moyens électroniques de saisie des informations relatives aux documents à gérer sont réalisés sous la forme d'un clavier alpha-numérique (10).

3.- Moyens pour le classement de documents selon la Revendication 2.- réalisés sous la forme d'un classeur, caractérisés en ce que le clavier alpha-numérique (10) est intégré à une face (4) de la couverture (2) du classeur (1).

4.- Moyens pour le classement de documents, avec échéancier électronique incorporé, selon l'une quelconque des Revendications 1 à 3, caractérisés en ce que l'alimentation électrique de l'échéancier électronique (9) est assurée par une pile ou batterie rechargeable (19), associée à une alimentation solaire (20).

5.- Moyens pour le classement de documents, avec échéancier électronique incorporé, selon l'une quelconque des Revendications 1 à 4, caractérisés en ce que les moyens de visualisation (14 à 18) sont conçus pour pouvoir afficher des arrivées d'échéances multiples.

6.- Moyens pour le classement de documents, avec échéancier électronique incorporé, selon l'une quelconque des Revendications 1 à 5, caractérisés en ce qu'ils comportent des moyens de visualisation multiples et différenciés, tels que plusieurs voyants lumineux (14, 15, 16) de couleurs distinctes, aptes à indiquer divers degrés d'urgence.

7.- Moyens pour le classement de documents, avec échéancier électronique incorporé, selon l'une quelconque des Revendications 1 à 6, caractérisés en ce qu'ils sont réalisés sous la forme d'un classeur (1), dont la couverture (2) porte, sur une ou plusieurs faces (3, 4, 5) tous les moyens constitutifs (10 à 20) de l'échéancier électronique (9).

8.- Moyens pour le classement de documents, avec échéancier électronique, selon la Revendication 7.- caractérisés en ce que les moyens constitutifs (10 à 20) de l'échéancier électronique sont intégrés dans l'épaisseur de la couverture (2) du classeur (1).

9.- Moyens pour le classement de documents, avec échéancier électronique incorporé, selon la Revendication 7 ou 8, caractérisés en ce que les moyens de visualisation (14 à 18) sont disposés, au moins partiellement, extérieurement sur le dos (3) du classeur (1).

10.- Moyens selon l'une quelconque des Revendications 1 à 9, caractérisés en ce que les moyens électroniques de mémorisation (11) des informations, les moyens de décompte (12) du temps (t), les moyens de mémorisation et d'exécution (13) d'un programme (P) de gestion des documents en fonction du temps (t) et les moyens de visualisation (14 à 18) d'arrivées d'échéances relatives à un ou plusieurs documents sont agencés pour que les moyens de visualisation (14 à 18) agissent au-delà de chaque échéance concernée, tant que l'information concernée par cette échéance n'a pas été effacée des moyens électroniques de mémorisation (11).

Dessins