Dispositif pour l'identification rapide de documents

Description

[0001] La présente invention concerne un dispositif pour l'identification rapide de documents.

[0002] On connaît dans l'état de la technique des dispositifs d'identification mettant en oeuvre des bandes d'identifications solidaires de chacun des supports de documents.

[0003] En particulier, le brevet français FR2664204 décrit un dispositif permettant l'identification rapide de dossiers dans tout système de rangement, supprimant le classement et le reclassement et lui assurant, par son codage, une certaine invulnérabilité contre les curieux. Il comprend une bande d'identification solidarisée au contenant de documents traitant d'un sujet homogène. Elle présente une suite de signaux: le départ de lecture et le côté d'alignement, le repère du meuble de rangement, des espaces numérotés matérialisés par des traits, trois ou plus signaux déterminants positionnés dans les espaces numérotés, des signaux spéciaux. Une double perforation parallèle aux grands côtés de la bande permet un positionnement précis des signaux.

[0004] Un tel dispositif peut être utilisé pour l'identification rapide de documents dans tout secrétariat et services administratifs. Il présente l'avantage, par rapport à des systèmes de classement informatique, de rester opérationnel en cas de dysfonctionnement du système informatique, tout en permettant une automatisation de la recherche.

[0005] On connaît également le brevet suisse CH182074 divulguant des onglets pour le marquage de documents. Ce brevet enseigne l'identification d'un document par des onglets positionnés dans des paires de trous alignés, la hauteur de l'onglet pouvant être ajustée par pivotement de l'onglet.

[0006] Le dispositif selon l'état de la technique est globalement satisfaisant. Toutefois, il présente des limites notamment pour le classement multi-critères.

[0007] L'objet de la présente invention est de proposer un dispositif de classement remédiant à cet inconvénient, permettant de classer des documents sans tri préalable et préservant la confidentialité des informations par rapport à des tiers ne disposant pas de la clé de reconnaissance. Un tel dispositif est particulièrement adapté au tri des fiches concernant les patients d'un cabinet médical ou dentaire.

[0008] Le dispositif selon l'invention est conforme à la revendication 1.

[0009] De préférence, les indicateurs colorés sont constitués d'onglets susceptibles d'être fixés sur l'un des bords du support du document.

[0010] Avantageusement, l'un des bords du support de document comporte une pluralité de perforations pour la mise en place des onglets colorés, les perforations étant réparties en une pluralité de plages de repérages correspondant à des niveaux de codification différents.

[0011] De préférence, le dispositif comporte en outre une pluralité de cartes de décodage, chacune des cartes présentant à son bord supérieur une bande d'identification divisée en une pluralité de plages consécutives de même nature que la bande d'identification du support de documents.

[0012] Le dispositif d'archivage selon l'invention permet de retrouver de manière sûre et fiable le dossier, indépendamment du classement ou du rangement, la recherche du dossier s'effectuant à partir d'un code alpha-optique non signifiant.

[0013] L'invention sera décrite plus en détail dans ce qui suit en référence aux figures annexées où:

• les figures 1 et 2 représentent une vue d'un exemple de support de document.

[0014] La figure 1 représente un support de dossier constitué par une pochette transparente en matière plastique. Elle présente à son bord supérieur (1) deux rangées parallèles (2,3) de perforations (4). Ces perforations (4) sont en forme de fentes allongées. L'un des angles (5) est tronqué pour permettre une vérification visuelle de l'orientation correcte de la pochette. L'un des bords (6) perpendiculaire au bord supérieur (1) constitue le bord de référence pour la détermination de la position des onglets (7, 8) mis en place grâce aux perforations (4).

[0015] Les onglets (7, 8) sont constitués par des éléments en matière plastique rigide présentant une partie droite (9) d'une largeur sensiblement égale à la largeur des perforations (4), et d'une longueur supérieure à l'écartement des deux rangées (2,3) de perforations (4). Cette partie droite (9) est prolongée par une partie de blocage (10) formée dans l'exemple décrit par un premier secteur (11) formant une saillie latérale par rapport à l'un des bords de la partie droite, et par un deuxième secteur (12) formant une saillie latérale par rapport au bord opposé de la partie droite, les deux secteurs étant réunis par une zone de liaison (13) dont la largeur correspond à la largeur des fentes (4). Les deux secteurs présentent des bords opposés à la zone de liaison arrondis en forme de quart de cercle.

[0016] L'onglet est mis en place de la manière suivante :

[0017] On enfile tout d'abord la partie droite dans la fente (4) la plus proche du bord supérieur (1). On glisse ensuite le secteur saillant inférieur (12) dans la fente de la rangée inférieure (3). L'onglet est alors bloqué dans ses déplacements par la zone de liaison (13).

[0018] Les deux rangées (2,3) de fentes (4) sont organisées en trois plages dans l'exemple représenté.

[0019] Cette répartition permet de procéder à des sous-sélections.

[0020] A titre d'exemple, la première plage (14) correspond à l'identification du praticien, la seconde plage (15) correspond à l'identification du patient, et la troisième plage (16) correspond à l'identification de l'année d'ouverture du dossier.

[0021] L'identification s'effectue sous la forme d'une combinaison formée par la position d'un ou plusieurs onglets dans une plage, et par la couleur desdits onglets.

[0022] Les perforations d'une plage sont repérées par des lettres ou des chiffres.

[0023] A titre d'exemple, la plage d'identification du praticien (14) comporte 20 perforations repérées A à Z, certaines perforations correspondant à plusieurs lettres.

[0024] Le support du dossier d'un cas traité par un praticien donné comportera un premier onglet positionné dans la perforation correspondant à la première lettre du nom du praticien, et un deuxième onglet déterminé par la position dudit praticien sur une liste de praticiens dont le nom commence par la même lettre. La position de ce deuxième onglet est déterminée par une carte de déchiffrage comportant une série de lignes permettant d'inscrire des informations concernant le praticien, par exemple son nom, suivi d'une série de cases comportant des lettres. Pour chaque ligne, on associe une lettre au nom du praticien. Cette lettre constitue le repérage du deuxième onglet.

[0025] Les couleurs des onglets peuvent également être utilisées pour créer une sous-classification.

[0026] Le repérage peut être réalisé de manière visuelle, l'opérateur identifiant les dossiers dont les onglets sont positionnés en face d'un ou de plusieurs repères déterminés, et dont les codes couleurs correspondent à ceux recherchés. Cette recherche ne nécessite aucun reclassement préalable des dossiers.

[0027] Le repérage peut également être automatisé tant en ce qui concerne le repérage des positions que la reconnaissance des couleurs, par exemple par thermométrie.

[0028] Le système d'identification de dossiers selon l'invention peut également être informatisé.

[0029] L'invention est décrite dans ce qui précède à titre d'exemple non limitatif. L'Homme de Métier sera à même de réaliser diverses variantes sans pour autant sortir du cadre de l'invention tel que défini dans les revendications.

Revendications

1. Dispositif pour l'identification rapide de documents du type mettant en oeuvre des bandes d'identifications solidaires de chacun des supports de documents, la bande d'identification de chacun des documents étant divisée en une pluralité de plages consécutives comprenant au moins une première plage correspondant à un premier critère d'identification par le positionnement d'un ou de plusieurs indicateurs colorés (7,8) respectivement en une ou plusieurs positions (4) repérées par une lettre ou un chiffre, l'identification selon ce premier critère s'effectuant sous la forme d'une combinaison formée par la position des indicateurs colorés (7,8) par rapport à un bord de référence formé par l'un des bords (6) perpendiculaire au bord supérieur (1) du support du document et par la couleur desdits indicateurs colorés
   caractérisé en ce
   qu'il comporte en outre au moins une deuxième plage correspondant à un deuxième critère d'identification indépendant comprenant une pluralité de positions (4) repérées par une deuxième série de lettres ou de chiffres, l'identification selon ce deuxième critère indépendant du premier critère s'effectuant sous la forme d'une combinaison formée par la position des indicateurs colorés (7,8) dans cette deuxième plage par rapport audit bord de référence du support du document et par la couleur desdits indicateurs colorés.

2. Dispositif pour l'identification rapide de documents selon la revendication 1, caractérisé en ce que les indicateurs colorés sont constitués d'onglets (7, 8) susceptibles d'être fixés sur l'un des bords du support du document.

3. Dispositif pour l'identification rapide de documents selon la revendication 2, caractérisé en ce que l'un des bords du support de document comporte une pluralité de perforations (4) pour la mise en place des onglets colorés (7,8), les perforations étant réparties en une pluralité de plages de repérages correspondant à des niveaux de codification différents.

4. Dispositif pour l'identification rapide de documents selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il comporte en outre une pluralité de cartes de décodage, chacune des cartes présentant à son bord supérieur une bande d'identification divisée en une pluralité de plages consécutives de même nature que la bande d'identification du support de documents.

5. Dispositif pour l'identification rapide de documents selon la revendication 2, caractérisé en ce que les indicateurs colorés (7,8) sont constitués par des éléments en matière plastique rigide présentant une partie droite (9) d'une largeur sensiblement égale à la largeur des perforations (4), et d'une longueur supérieure à l'écartement des deux rangées (2,3) de perforations (4), cette partie droite (9) étant prolongée par une partie de blocage (10) formée par un premier secteur (11) formant une saillie latérale par rapport à l'un des bords de la partie droite, et par un deuxième secteur (12) formant une saillie latérale par rapport au bord opposé de la partie droite, les deux secteurs étant réunis par une zone de liaison (13) dont la largeur correspond à la largeur des perforations (4), les deux secteurs présentant des bords opposés à la zone de liaison arrondis en forme de quart de cercle.

Ansprüche

1. Vorrichtung zur schnellen Identifikation von Unterlagen, des Typs mit Identifikationsbändern die mit jedem der Unterlagenträger verbunden sind, wobei das Identifikationsband einer jeden Unterlage in eine Vielzahl von aufeinanderfolgenden Bereichen unterteilt ist, mit mindestens einem ersten, einem ersten Identifikationskriterium entsprechenden Bereich durch die Positionierung eines oder mehrerer farbiger Anzeiger (7, 8), jeweils in einer oder mehreren Positionen (3, 4), markiert durch einen Buchstaben oder eine Zahl, wobei die Identifikation nach diesem ersten Kriterium in Form einer Kombination erfolgt, die aus der Position der farbigen Anzeiger (7, 8) in Bezug auf einen von einem der lotrecht zum oberen Rand (1) des Unterlagenträgers verlaufenden Rand (6) gebildeten Referenzrand und der Farbe der besagten farbigen Anzeiger besteht, dadurch gekennzeichnet, dass sie des weiteren mindestens einen zweiten, einem zweiten unabhängigen Kriterium entsprechenden Bereich umfasst mit einer Vielzahl von Positionen (4), die von einer zweiten Reihe von Buchstaben oder Zahlen markiert werden, wobei die Identifikation nach diesem zweiten Kriterium in Form einer Kombination erfolgt, die aus der Position der farbigen Anzeiger (7, 8) in diesem zweiten Bereich in Bezug auf den besagten Referenzrand des Unterlagenträgers und der Farbe der besagten farbigen Anzeiger besteht.

2. Vorrichtung zur schnellen Identifikation von Unterlagen nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass die farbigen Anzeiger aus Indexzungen (7, 8) bestehen, die an einem der Ränder des Unterlagenträgers befestigt werden können.

3. Vorrichtung zur schnellen Identifikation von Unterlagen nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, dass einer der Ränder des Unterlagenträgers eine Vielzahl von Löchern (4) zum Einsetzen der farbigen Indexzungen (7, 8) aufweist, wobei die Löcher in eine Vielzahl von Markierungsbereichen unterteilt sind, die verschiedenen Codierungsebenen entsprechen.

4. Vorrichtung zur schnellen Identifikation von Unterlagen nach einem der vorstehend genannten Ansprüche, dadurch gekennzeichnet, dass sie des weiteren eine Vielzahl von Decodierungskarten umfasst, wobei jede dieser Karten an ihrem oberen Rand ein Identifikationsband aufweist, das in eine Vielzahl von aufeinanderfolgenden Bereichen unterteilt ist, in gleicher Weise wie das Identifikationsband des Papierträgers.

5. Vorrichtung zur schnellen Identifikation von Unterlagen nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, dass die farbigen Anzeiger (7, 8) aus steifen Kunststoffelementen bestehen, die einen geraden Teil (9) aufweisen, dessen Breite etwa der Breite der Löcher (4) entspricht und dessen Länge grösser ist als der Abstand der beiden Reihen (2, 3) der Löcher (4), wobei dieser gerade Teil (9) von einem Arretierteil (10) verlängert wird, das von einem ersten Abschnitt (11) gebildet wird, der eine seitliche Auskragung in Bezug auf einen der Ränder des geraden Teils bildet, und von einem zweiten Abschnitt (12), der eine seitliche Auskragung in Bezug auf den gegenüberliegenden Rand des geraden Teils bildet, wobei die beiden Abschnitte durch eine Verbindungszone (13) verbunden werden, deren Breite der Breite der Löcher (4) entspricht, wobei die beiden Abschnitte der Verbindungszone gegenüberliegende, viertelkreisförmig abgerundete Ränder aufweisen.

Claims

1. Device for rapidly identifying documents of the type that uses identification strips fixed to each of the document supports, the identification strip of each of the documents being divided up into a plurality of consecutive areas that includes a first area corresponding to a first identification criterion by the positioning of one or more colored indicators (7, 8) respectively in one or more positions (4) marked by a letter or a numeral, the identification according to this first criterion being made in the form of a combination formed by the position of the colored indicators (7, 8) in relation to a reference edge formed by one of the edges (6) perpendicular to the top edge (1) of the document support and by the color of said colored indicators, characterized in that, it additionally comprises at least one second area corresponding to a second identification criterion comprising a plurality of positions (4) marked by a second series of letters or of numerals, the identification according to this second criterion, independent of the first criterion, being made in the form of a combination formed by the position of the colored indicators (7, 8) in this second area in relation to said reference edge of the document support and by the color of said colored indicators.

2. Device for the rapid identification of documents according to Claim 1, characterized in that the colored indicators are constituted by index tabs (7, 8) capable of being fixed onto one of the edges of the document support.

3. Device for the rapid identification of documents according to Claim 2, characterized in that one of the edges of the document support comprises a plurality of perforations (4) for the placement of the colored index tabs (7, 8), the perforations being distributed in a plurality of marking areas corresponding to different codification levels.

4. Device for the rapid identification of documents according to any one of the preceding Claims, characterized in that it additionally comprises a plurality of decoding cards, each of the cards, having at its top edge, an identification strip divided into a plurality of consecutive areas of the same kind as the identification strip of the document support.

5. Device for the rapid identification of documents according to Claim 2, characterized in that the colored indicators (7, 8) are constituted by elements made of rigid plastic material having a straight part (9) of width substantially equal to the width of the perforations (4), and a length greater than the space between the two rows (2, 3) of perforations (4), this straight part (9) being extended by a locking part (10) formed by a first sector (11) forming a lateral projection in relation to one of the edges of the straight part and by a second sector (12) forming a lateral projection in relation to the opposite edge of the straight part, the two sectors being joined by a linking area (13), the width of which corresponds to the width of the perforations (4), the two sectors having edges opposite the linking area that are rounded off in the shape of a quarter circle.

Dessins