La présente invention concerne un dispositif pour l'identification rapide de documents.
On connaît dans l'état de la technique des dispositifs d'identification mettant en oeuvre des bandes d'identifications solidaires de chacun des supports de documents.
En particulier, le brevet français FR2664204 décrit un dispositif permettant l'identification rapide de dossiers dans tout système de rangement, supprimant le classement et le reclassement et lui assurant, par son codage, une certaine invulnérabilité contre les curieux. Il comprend une bande d'identification solidarisée au contenant de documents traitant d'un sujet homogène. Elle présente une suite de signaux: le départ de lecture et le côté d'alignement, le repère du meuble de rangement, des espaces numérotés matérialisés par des traits, trois ou plus signaux déterminants positionnés dans les espaces numérotés, des signaux spéciaux. Une double perforation parallèle aux grands côtés de la bande permet un positionnement précis des signaux.
Un tel dispositif peut être utilisé pour l'identification rapide de documents dans tout secrétariat et services administratifs. Il présente l'avantage, par rapport à des systèmes de classement informatique, de rester opérationnel en cas de dysfonctionnement du système informatique, tout en permettant une automatisation de la recherche.
On connaît également le brevet suisse CH182074 divulguant des onglets pour le marquage de documents. Ce brevet enseigne l'identification d'un document par des onglets positionnés dans des paires de trous alignés, la hauteur de l'onglet pouvant être ajustée par pivotement de l'onglet.
Le dispositif selon l'état de la technique est globalement satisfaisant. Toutefois, il présente des limites notamment pour le classement multi-critères.
L'objet de la présente invention est de proposer un dispositif de classement remédiant à cet inconvénient, permettant de classer des documents sans tri préalable et préservant la confidentialité des informations par rapport à des tiers ne disposant pas de la clé de reconnaissance. Un tel dispositif est particulièrement adapté au tri des fiches concernant les patients d'un cabinet médical ou dentaire.
Le dispositif selon l'invention est conforme à la revendication 1.
De préférence, les indicateurs colorés sont constitués d'onglets susceptibles d'être fixés sur l'un des bords du support du document.
Avantageusement, l'un des bords du support de document comporte une pluralité de perforations pour la mise en place des onglets colorés, les perforations étant réparties en une pluralité de plages de repérages correspondant à des niveaux de codification différents.
De préférence, le dispositif comporte en outre une pluralité de cartes de décodage, chacune des cartes présentant à son bord supérieur une bande d'identification divisée en une pluralité de plages consécutives de même nature que la bande d'identification du support de documents.
Le dispositif d'archivage selon l'invention permet de retrouver de manière sûre et fiable le dossier, indépendamment du classement ou du rangement, la recherche du dossier s'effectuant à partir d'un code alpha-optique non signifiant.
L'invention sera décrite plus en détail dans ce qui suit en référence aux figures annexées où:
La figure 1 représente un support de dossier constitué par une pochette transparente en matière plastique. Elle présente à son bord supérieur (1) deux rangées parallèles (2,3) de perforations (4). Ces perforations (4) sont en forme de fentes allongées. L'un des angles (5) est tronqué pour permettre une vérification visuelle de l'orientation correcte de la pochette. L'un des bords (6) perpendiculaire au bord supérieur (1) constitue le bord de référence pour la détermination de la position des onglets (7, 8) mis en place grâce aux perforations (4).
Les onglets (7, 8) sont constitués par des éléments en matière plastique rigide présentant une partie droite (9) d'une largeur sensiblement égale à la largeur des perforations (4), et d'une longueur supérieure à l'écartement des deux rangées (2,3) de perforations (4). Cette partie droite (9) est prolongée par une partie de blocage (10) formée dans l'exemple décrit par un premier secteur (11) formant une saillie latérale par rapport à l'un des bords de la partie droite, et par un deuxième secteur (12) formant une saillie latérale par rapport au bord opposé de la partie droite, les deux secteurs étant réunis par une zone de liaison (13) dont la largeur correspond à la largeur des fentes (4). Les deux secteurs présentent des bords opposés à la zone de liaison arrondis en forme de quart de cercle.
L'onglet est mis en place de la manière suivante :
On enfile tout d'abord la partie droite dans la fente (4) la plus proche du bord supérieur (1). On glisse ensuite le secteur saillant inférieur (12) dans la fente de la rangée inférieure (3). L'onglet est alors bloqué dans ses déplacements par la zone de liaison (13).
Les deux rangées (2,3) de fentes (4) sont organisées en trois plages dans l'exemple représenté.
Cette répartition permet de procéder à des sous-sélections.
A titre d'exemple, la première plage (14) correspond à l'identification du praticien, la seconde plage (15) correspond à l'identification du patient, et la troisième plage (16) correspond à l'identification de l'année d'ouverture du dossier.
L'identification s'effectue sous la forme d'une combinaison formée par la position d'un ou plusieurs onglets dans une plage, et par la couleur desdits onglets.
Les perforations d'une plage sont repérées par des lettres ou des chiffres.
A titre d'exemple, la plage d'identification du praticien (14) comporte 20 perforations repérées A à Z, certaines perforations correspondant à plusieurs lettres.
Le support du dossier d'un cas traité par un praticien donné comportera un premier onglet positionné dans la perforation correspondant à la première lettre du nom du praticien, et un deuxième onglet déterminé par la position dudit praticien sur une liste de praticiens dont le nom commence par la même lettre. La position de ce deuxième onglet est déterminée par une carte de déchiffrage comportant une série de lignes permettant d'inscrire des informations concernant le praticien, par exemple son nom, suivi d'une série de cases comportant des lettres. Pour chaque ligne, on associe une lettre au nom du praticien. Cette lettre constitue le repérage du deuxième onglet.
Les couleurs des onglets peuvent également être utilisées pour créer une sous-classification.
Le repérage peut être réalisé de manière visuelle, l'opérateur identifiant les dossiers dont les onglets sont positionnés en face d'un ou de plusieurs repères déterminés, et dont les codes couleurs correspondent à ceux recherchés. Cette recherche ne nécessite aucun reclassement préalable des dossiers.
Le repérage peut également être automatisé tant en ce qui concerne le repérage des positions que la reconnaissance des couleurs, par exemple par thermométrie.
Le système d'identification de dossiers selon l'invention peut également être informatisé.
L'invention est décrite dans ce qui précède à titre d'exemple non limitatif. L'Homme de Métier sera à même de réaliser diverses variantes sans pour autant sortir du cadre de l'invention tel que défini dans les revendications.