Die Erfindung betrifft ein automatisches Verfahren zum formulargesteuerten Austausch von Information zwischen Teilnehmerstationen sowie eine Einrichtung zur Durchführung dieses Verfahrens.
Die Kommunikation über Terminals der heutigen Fernmeldekultur wie Telefongeräte, Telefaxgeräte, Modems und Fernmeldecomputer ist untrennbar mit der modernen Geschäftswelt in Unternehmen und Organisationen aller Branchen verbunden und zeichnet sich durch eine prompte Informationsübermittlung aus. Fernmeldeteilnehmer auch weit entfernter Gebiete und auch aus verschiedenen Kontinenten können auf diese Weise miteinander reden, sie können sich Briefe senden und digitale Datensätze übermitteln.
Diese Verfügbarkeit der Kommunikation ist bis jetzt jedoch nur zu einem geringen Teil in internen Arbeitsroutinen von Unternehmen und Organisationen automatisiert. Beispielsweise telefonieren Mitarbeiter miteinander, die Information wird in der Regel handschriftlich als Notizen niedergelegt oder von Hand in einen Computer eingegeben, wo sie speicherbar und später weiterverarbeitbar ist. Auch die Ausdrucke von Telefaxgeräten werden gewöhnlicherweise nach Erhalt in Akten oder Ordnern gespeichert, um dann später weiterverarbeitet zu werden. Diese "spätere Weiterverarbeitung" bedeutet eine zeitund kostenträchtige Verzögerung. Sie ist für spezifische Arbeitsabläufe in den seltensten Fällen notwendig, sie ist eine Folge der heutigen, erst teilautomatisierten arbeitsteiligen Welt. Das Umformulieren der Information durch telefonierende Mitarbeiter äußert sich beispielsweise so, daß dann später andere Personen mit diesen Notizen Formulare ausfüllen. All diese Handlungen stellen nebst Doppelspurigkeiten auch untergeordnete Arbeitsabläufe dar, denen eine eigentliche, zielgerichtete Produktivität fehlt.
Solche Arbeitsroutinen bieten ein beträchtliches Potential der Beschleunigung, Rationalisierung und durch Umgehung menschlichen Mitwirkens, auch der Irrtumsvermeidung. Beispielsweise lassen sich Telefongespräche auf Anrufbeantworter aufnehmen, Telefaxausdrucke lassen sich mit Scannern einlesen oder werden direkt digitalisiert. Aber trotzdem muß diese Information immer noch nachbehandelt, korrigiert und überprüft werden. Die Technik bleibt auch bei den Arbeitsroutinen auf den Menschen zugeschnitten. So gibt es immer intelligentere und leistungsstärkere Geräte, beispielsweise bei der optischen Texterkennung, wo Handschriften automatisch erkannt und digitalisiert werden. Die Einbindung solcher digitaler Daten in branchenspezifische Computerprogramme für alltägliche Arbeitsroutinen hingegen erfolgt stets durch den Anwender. Es fehlt ein technisch durchgängiges Gesamtkonzept mit einer organischen Lösung.
Aus WO 92/12494 ist ein System zur maschinellen Übersetzung und Übertragung von Texten bekannt, bei dem eine erste Teilnehmerstation eine Textinformation per Fax an eine zweite Teilnehmerstation überträgt, in welcher der Text automatisch in eine andere Sprache übersetzt wird. Anschließend wird die Information wieder per Fax an die erste Teilnehmerstation zurückgesendet.
Ausgehend von diesem Stand der Technik ist es Aufgabe der Erfindung, ein automatisches Verfahren zum wechselseitigen Informationsaustausch zwischen Teilnehmerstationen zu schaffen, das eine formulargesteuerte Verarbeitung und Übertragung der Information ermöglicht.
Diese Aufgabe wird durch die in den Patentansprüchen angegebene Erfindung gelöst.
Der Vorteil des erfindungsgemäßen Verfahrens besteht darin, daß mit Hilfe eines vorher angeforderten, anwenderspezifisch aufbereiteten und in jeweils spezifischen Datenfeldern ausfüllbaren und/oder datenergänzten Eingangsformulars formulargesteuert auf entsprechende Verarbeitungsprogramme zugegriffen und das Ergebnis der Verarbeitung in anwendungsspezifischen ausgefüllten Antwortformularen zurückgesendet werden kann.
So wird beispielsweise eine Information im Raster eines Telefaxausdrucks oder eines Satzes von einer ersten Teilnehmerstation gesendet. Diese Information wird von einer zweiten Teilnehmerstation, nämlich der Kommunikationseinrichtung als ein ebensolcher Telefaxausdruck oder Satz empfangen. Der Telefaxausdruck oder der Satz werden erkannt und digitalisiert. Das Raster wird eliminiert, und die in ihm enthaltene Information wird als digitale Datensätze in einem Computer abgelegt und branchenspezifischen Computerprogrammen und Expertensystemen zugeführt. Die Kommunikationseinrichtung bearbeitet die Datensätze mit solchen Computerprogrammen und Expertensystemen selbständig und automatisch und trifft selbständig Entscheidungen. Niedrige Prioritäten besitzen Aufgaben, die keinen spezifischen Beitrag zum Fortkommen der Kommunikation leisten, aber trotzdem notwendig sind, also beispielsweise untergeordnete Arbeitsroutinen, wie Empfangsbestätigungen, Zahlungsanweisungen, usw.. Hohe Prioritäten weisen Aufgaben auf, die nur durch Wissen aus Computerprogrammen mit Spezialistenwissen (Expertensysteme) gelöst werden können, wie eine Offerte oder Antrag gutheißen oder ablehnen, weitere Information beim Sender anfordern, usw.. Die Erfindung bedingt also ein Verfahren und eine Anordnung zur Kommunikation zwischen Teilnehmerstationen, bei denen eine Kommunikationseinrichtung automatisch arbeitet und vollautomatisch und vollelektronisch untergeordnete Arbeitsroutinen ohne direkte Überwachung durch einen Bediensteten ausführen kann.
Das Verfahren ist prinzipiell vollautomatisch, da im Unterschied zu Telefongesprächen oder Online-Verbindungen über Modems, die Teilnehmerstationen ohne menschliche Teilnehmer im direkten oder indirekten Kontakt miteinander stehen, und für die Kommunikation eine Kommunikationsleitung nicht permanent aufrechterhalten werden muß (die Verbindung ist "offline"). Dieses Verfahren ist vielfältig und besitzt demnach ein beträchtliches Potential der Produktivitätssteigerung.
Im folgenden wird die Erfindung anhand der Figuren 1 bis 4 genau erläutert.
In Figur 1 sind in einem schematischen Diagramm die einzelnen Schritte des erfindungsgemäßen Verfahrens aufgezeigt. Dieses Diagramm gibt in abstrakter Form den Grundgedanken des Verfahrens wieder.
Ein Fernmeldenetz 1 ist über Terminals 2 und 9 wie Telefongeräte, Telefaxgeräte, Modems oder Fernmeldecomputer erreichbar. Solche Terminals 2 und 9 sind weit verbreitet und in den verschiedensten Ausführungsformen erhältlich, beispielsweise als alleinstehende Tischgeräte, als in Computer eingebaute Steckkarten oder auch als Kombinations- und Mehrfunktionengeräte.
Der Beginn der Kommunikation erfolgt beispielsweise durch Übermittlung einer Information 8 von einer ersten Teilnehmerstation über ein erstes Terminal 9 an ein zweites Terminal 2 einer zweiten Teilnehmerstation durch das Fernmeldenetz 1. Das Fernmeldenetz 1 kann auf analoger oder digitaler Basis arbeiten. Auf digitaler Basis beruhende Fernmeldenetze 1 sind beispielsweise das IDN (Integrated Digital Network) und das ISDN (Integrated Services Digital Network). Das Terminal 2 der zweiten Teilnehmerstation ist an Datenerfassungsgeräte 3 wie Scanner, Voice Decoder/Voice Encoder angeschlossen. Auch solche Geräte, insbesondere die Scanner, sind in den verschiedensten Ausführungsformen erhältlich.
Je nach Art der von den Terminals 2 empfangenen und ausgegebenen Information 8 wird diese von den Datenerfassungsgeräten 3 aufgenommen, erkannt, digitalisiert und gespeichert. Die Telefaxausdrucke, gesprochenen Sätze oder digitalen Datensätze der Modems werden in gewissen Rastern übermittelt, die beim Empfang an den Terminals 2 erhalten werden, die aber bei der folgenden Bearbeitung der Information 8 verloren geht, bzw. gewandelt werden. Solche Raster sind für die Kommunikation meistens von sekundärer Bedeutung, beispielsweise ist die Form des Telefaxausdrucks für die übermittelte Information 8 oft unwichtig, auch ist die Art und Weise des Übertragungsprotokolls einer Modemübertragung für die als digitale Datensätze vorliegende Information 8 nicht wichtig.
Die automatische Zusammenarbeit zwischen den Terminals 2 und den Datenerfassungsgeräten 3 kann recht unterschiedlich sein. So liefern Telefaxgeräte oft Ausdrucke auf Papier, die über eine automatische Fördervorrichtung zu einem Scanner gebracht und dort eingescannt werden können, oder sie liefern direkt digitale Datensätze, beispielsweise Grafikdateien. Scanner können Maschinenschriften und auch Handschriften selbständig erkennen. Schriften werden als alphanumerische Zeichen erkannt und digitalisiert. Modems liefern generell digitale Datensätze. Telefongeräte geben Stimmen wieder, diese können auf einem Anrufbeantworter zwischengespeichert werden, oder sie werden sofort von einem Voice Decoder als akustische Signale entziffert und als Datensätze digitalisiert. Bildtelefongeräte liefern zusätzlich zur Stimme auch eine Bildinformation, die sich als digitale Datensätze über spezielle Modems empfangen läßt. All diese Datenerfassungsgeräte 3 sind bekannt und lassen sich vom Fachmann in den verschiedensten Ausführungsformen installieren. In der Beschreibung gemäß den Figuren 2 und 3 werden zwei vorteilhafte Ausführungsformen näher erläutert.
Die eingehende Information 8 wie Telefaxausdrucke oder Sätze wird somit von Datenerfassungsgeräten 3 erkannt und falls nötig, in digitale Datensätze übersetzt, die beispielsweise für Personal Computer als ASCII- oder Grafikdateien lesbar sind. Natürlich sind auch andere Computer einsetzbar, wie Workstations oder Großrechner. Die Übersetzung geschieht automatisch, beispielsweise mikroprozessorgesteuert und frei programmierbar. Je nach Art, Größe und zeitlicher Länge der eingegangenen Information 8, sowie in Funktion der Kapazität der Datenerfassungsgeräte 3 kann dies innerhalb von Sekunden oder Minuten geschehen. Bei dieser Informationserkennung verliert die Information 8 ihr ursprüngliches, beim Eingang vorliegendes Raster. Diese digitalen Daten werden über geeignete Verbindungen, beispielsweise eine intelligente SCSI-Schnittstelle in einen Computer 4 transferiert. Hier können sie beispielsweise auf einer Harddisk gespeichert werden, oder sie werden für eine rasche Informationsverarbeitung direkt in ein Computerprogramm 5 geladen.
Solche Computerprogramme 5 können beliebige, beispielsweise branchenspezifische Softwarepakete sein. So lädt eine Textverarbeitungssoftware die in digitale Datensätze übersetzte Information 8 als Briefe, Mitteilungen, Zeitschriften, usw., eine Industriesoftware lädt sie als Vordrucke, Berichte, Belege, usw., eine Versicherungs- oder Handelssoftware lädt sie als Verträge, Schadensmeldungen, Bestellformulare, Quittungen, Liefer- und Versandscheine usw.. Das Computerprogramm 5 muß kein einzelnes Computerprogramm sein, sondern es können natürlich auch mehrere und beispielsweise miteinander durch eine Benutzeroberfläche verbundene Computerprogramme sein.
Solche Computerprogramme 5 sind durch Spezialisten oder Anwender programmierbar. Dieses Spezialistenwissen ist in sogenannten Expertensystemen 6 enthalten. Expertensysteme 6 laufen vollautomatisch beispielsweise als einfache Makros ab, bei denen sie auf Kennzeichen reagieren. Beispielsweise steht in der Überschrift eines eingelesenen Datensatzes "Beleg", und es wird eine Kundennummer "0815" angegeben, dann kann dieser Datensatz automatisch als Beleg eines Kunden mit der Kundennummer 0815 identifiziert werden. In der Regel werden aber Expertensysteme 6 verwendet, die wesentlich mehr als einfache Makros können, nämlich indem sie eine intelligente (selbständige) Prioritätenzuteilung der eingehenden Information vornehmen. Wie eine solche programmgesteuerte Wichtung oder Entscheidungsfindung im Detail erfolgen kann, zeigt die beispielhafte Ausführungsform eines datenerfaßbaren Formulars gemäß Figur 4.
Diese automatische Entscheidungsfindung über Expertensysteme 6 hat im Schema gemäß Figur 1 eine zentrale Bedeutung, indem sie den Datenfluß steuert und lenkt. Das Expertensystem 6 bietet mehrere Möglichkeiten des Einstiegs und der Weiterführung der Kommunikation. Beispielsweise kann eine im Computerprogramm 5 aufbereitete Telefaxmitteilung direkt beantwortet werden, indem ein vorgefertigter, im Computer 4 gespeicherter Formbrief über ein Terminal 2 wie ein Telefaxgerät an die erste Teilnehmerstation zurückgesendet wird. Das Anwählen der ersten Teilnehmerstation, das Absenden des Formbriefs über das Terminal 2, erfolgen durch die Kommunikationseinrichtung 10 automatisch, die Fernmeldenummer dieser ersten Teilnehmerstation ist beispielsweise gespeichert und bekannt. Das Expertensystem 6 kann aber auch beschließen, eine Hardcopy der eingetroffenen und bearbeiteten Information 8 anfertigen zu lassen, indem diese Information 8 beispielsweise durch eine Ausgabeeinheit 7, wie einen Drucker, ausgedruckt wird. Schließlich kann das Expertensystem 6 beschließen, selber eine Information 8 direkt in ein weiteres Computerprogramm 5 der Kommunikationseinrichtung 10 einzugeben. Die Telefaxmitteilung einer ersten Teilnehmerstation kann beispielsweise eine Anfrage gewesen sein, die Kommunikationseinrichtung 10 kann diese Information 8 ergänzen, erweitern. Beispielsweise können andere Computerprogramme 5 die Information 8 weiterbearbeiten. Diese nochmals bearbeitete Information 8 kann dem Expertensystem 6 zu einem späteren Zeitpunkt zur wiederholten Entscheidungsfindung vorgelegt werden. Computerprogramm 5 und Expertensystem 6 arbeiten somit eng zusammen und bilden eine Einheit.
Dem Fachmann stehen bei Kenntnis dieser Erfindung zahlreiche weitere Möglichkeiten der Arbeit einer Kommunikationseinrichtung 10 mit Computerprogrammen 5 und integrierten Expertensystemen 6 zur Realisierung offen. Der Fachmann kann sein gesamtes Spezialistenwissen in solche Expertensysteme 6 integrieren. In beliebig vielen logischen Entscheidungsschlaufen kann über die von einem Sender eingegangene Information 8 unter dementsprechend vielen Gesichtspunkten entschieden werden und dem Sender zurückgegeben werden. Die Vorgänge sind wiederholbar, es können mehrere, sich auf sich selbst berufende Zyklen einer automatischen Kommunikation auf Seite der Kommunikationseinrichtung 10 als zweite Teilnehmerstation stattfinden.
In Figur 2 ist eine erste beispielhafte Ausführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens aufgezeigt. Diese beispielhafte Ausführungsform beruft sich auf die abstrakte Form des Verfahrens gemäß Figur 1. Die Suffixe der Bezugszeichen geben hierbei eine bestimmte, vorteilhafte Ausführungsform von Gegenständen gemäß Figur 1 an.
Von einer ersten Teilnehmerstation wird ein ausgefülltes datenerfaßbares Formular 8.1 als Information 8 über ein erstes Telefaxgerät 9.f als Terminal und mittels eines Fernmeldenetzes 1 an eine Kommunikationseinrichtung 10 als zweiter Teilnehmerstation gesendet. Die zweite Teilnehmerstation empfängt diese Information 8 über ein zweites Telefaxgerät 2.f als Terminal. Dieses ausfüllbare digitale Formular 8.1 ist beispielsweise in vorgängigen Verfahrensschritten von der zweiten Teilnehmerstation zum Ausfüllen an die erste Teilnehmerstation gesendet worden. Beim ersten Telefaxgerät 9.f handelt es sich um ein handelsübliches Tischgerät, welches das Formular 8.1 einzieht, beim zweiten Telefaxgerät 2.f handelt es sich um eine in einen Computer eingebaute Telefaxkarte. Das Telefaxgerät 2.f wandelt die Information 8 beispielsweise in digitale Datensätze wie eine Grafikdatei um. Die Information 8 liegt somit in einem Raster, beispielsweise in einem Raster eines DIN A4-Ausdrucks in einer dementsprechenden Grafikdatei vor.
Diese Datensätze können nun als Hardcopy ausgedruckt oder direkt und digital über ein Computerkabel oder eine handelsübliche Computerschnittstelle, als Information 8 einem Datenerfassungsgerät wie einem Formularleser 3.f zugeführt werden. Der Formularleser 3.f funktioniert wie ein Scanner, er ist ein eigenes, unabhängiges Gerät, welches über eine Schriftenerkennung, insbesondere eine Handschriftenerkennung, beispielsweise nach dem Prinzip der Winkelschnittanalyse, verfügt. Die Lesequalität solcher Formularleser 3.f, beispielsweise die Allfont-Lesegeräte der Firma CGK, ist erwiesen und ausreichend, um in vielen Bereichen von Unternehmen oder Organisiationen aus Industrie, Handel und Verwaltung eingesetzt zu werden. Ein solcher Formularleser 3.f liefert digitale Datensätze, die die Information 8 des Formulars 8.1 enthält, so daß die Information 8 beispielsweise in Form von ASCII-Datensätzen über eine intelligente SCSI-Schnittstelle an einen Computer 4 transferiert werden kann. Die Information 8 verliert bei dieser Schriftenerkennung ihr nach Eingang bei der zweiten Teilnehmerstation vorgegebenes Raster.
Der Computer liest diese digitalen Datensätze in beispielsweise branchenspezifische Computerprogramme 5 ein, die die Information 8 selbständig und automatisch zusammen mit Expertensystemen 6 bearbeiten. Dieser Vorgang der Kommunikationseinrichtung 10 erfolgt vollautomatisch und vollelektronisch. Die Entscheidungsfinduung des Expertensystems 6 muß nicht in ein und demselben Computer stattfinden. Gemäß Figur 2 kann es sich auch um einen Einzelplatzcomputer in einem Netzwerk handeln. Dies ermöglicht nicht nur einen zeitlichen Versatz der Kommunikation, sondern es ermöglicht auch eine räumliche Trennung einzelner Komponenten der Kommunikationseinrichtung 10. Das empfangende Telefaxgerät 2.f, der Formularleser 3.f, der Computer 4 und die einzelnen Computerprogramme 5 und Expertensysteme 6 im Einzelplatzcomputer können räumlich weit voneinander getrennt liegen, wodurch eine Zentralisierung teuerer und relativ wartungsintensiver Komponenten, also des Datenerfassungsgeräts wie des Formularlesers 3.f und eine Dezentralisierung der Terminals wie der Telefaxgeräte 2.f und natürlich eine Dezentralisierung der Computerprogramme 5 und Expertensysteme 6 möglich ist.
Diese durch ein Expertensystem 6 gewichtete Information 8 ist insoweit aufbereitet, da die Information 8 des ausgefüllten Formulars 8.1 ihr ursprüngliches Raster verloren hat und nun in Form einer für die internen Arbeitsvorgänge relevanten Form vorliegt. Beispielsweise kann aus einem ausgefüllten Bestellformular ein vollständiges Kundendossier werden. Dieses Kundendossier weist neben der externen Produktinformation bezüglich Quantität und Qualität wie beispielsweise Größe, Masse, Gewicht, Preis usw. natürlich auch eine interne Produktinformation wie beispielsweise Kundennummer, Lieferbarkeit, Liefertermin usw. auf.
Solche internen Arbeitsvorgänge werden von den Computerprogrammen 5 automatisch ausgeführt. Dies wird durch das Expertensystem 6 gesteuert. Das Kundendossier kann beispielsweise unvollständig sein, so daß die Kommunikationseinrichtung 10 mit der ersten Teilnehmerstation oder mit Computerprogrammen im Computer 4 Verbindung aufnimmt und mehr und weitere Information 8 erbittet oder anfordert. Die Kommunikationseinrichtung 10 kann mit der erhaltenen Information 8 aber auch zufrieden sein und kann beispielsweise ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung als Antwort an die erste Teilnehmerstation senden.
Das Kommunikationsverfahren kann sehr rasch ablaufen. Es kann gleichsam im Durchschuß arbeiten, so daß keine oder nur wenige Rückfragen und Entscheidungsschlaufen stattfinden. Ein eingehendes ausgefülltes Formular kann von der Kommunikationseinrichtung 10 innerhalb Sekunden beantwortet werden. Die Anzahl der Entscheide, wie schnell, wie kompliziert die internen Arbeitsvorgänge gestaltet sind, liegen ganz in der Architektur von Computerprogramm 5 und Expertensystem 6. Diese werden von der Kommunikationseinrichtung 10 vollautomatisch und vollektronisch ausgeführt.
Erfindungsgemäß erhält die erste Teilnehmerstation eine Antwort als Formular 8.2 auf dem Telefaxgerät 9.f. Ein erster Kreis der Kommunikation im erfindungsgemäßen Kommunikationsverfahren hat sich damit geschlossen. Solche geschlossenen Ringe der Kommunikation können natürlich beliebig oft, auch mit verschiedenem Inhalt wiederholt werden und schließlich können sie auch von verschiedenen Seiten, also von der ersten oder zweiten Teilnehmerstation gestartet werden. Beispielsweise kann ein Dreierzyklus stattfinden. Auf ein Werbeschreiben der Kommunikationseinrichtung 10 hin antwortet die erste Teilnehmerstation gemäß den Figuren 1 bis 3 mit einer Anfrage. Hieraufhin erhält sie von der Kommunikationseinrichtung 10 ein Angebot gesendet, daraufhin erfolgt eine Bestellung der ersten Teilnehmerstation, die wiederum mit einer Auftragsbestätigung der Kommunikationseinrichtung 10 beantwortet wird. Abschließend werden von der Kommunikationseinrichtung 10 Lieferschein und Rechnung gesendet, alles automatisch.
Prinzipiell liegen also ein Verfahren und eine Einrichtung zur Kommunikation zwischen Teilnehmerstationen vor, bei denen die Information 8 übermittelt und in Arbeitsroutinen bearbeitet wird, bei denen die von einem Sender übermittelte, eingehende, durch einen Raster gesteuerte Information 8 in einem vorgegebenen Raster vorliegt, bei denen das Raster eliminiert wird, bei denen die Information 8 in maschinenlesbarer, beispielsweise alphanumerischer Form zur weiteren Verarbeitung abgelegt wird, und bei denen die abgelegte Information 8 einem Computerprogramm 5 und einem Expertensystem 6 zugeführt und darin verarbeitet wird und das Resultat an den Sender zurück übermittelt wird.
In Figur 3 ist eine zweite beispielhafte Ausführungsform des erfindungsgemäßen Verfahrens aufgezeigt. Diese zweite Ausführuungsform beruft sich auf die abstrakte Form des Verfahrens gemäß Figur 1 und auf die konkrete erste Ausführungsform gemäß Figur 2. Die Funktion des Rasters in Form eines ausfüllbaren datenerfaßbaren Formulars gemäß Figur 2 wird nun von einem ergänzbaren datenerfaßbaren Formular erfüllt. Die Struktur solcher Formulare wird in der Beschreibung gemäß Figur 4 im Detail erläutert.
Dieses ergänzbare datenerfaßbare Formular 8.1 ist beispielsweise in vorgängigen Verfahrensschritten von der zweiten Teilnehmerstation zum Ausfüllen an die erste Teilnehmerstation gesendet worden. Die in diesem, von der ersten Teilnehmerstation von Maschine ergänzten datenerfaßbaren Formular 8.1 enthaltene Information 8 wird in der zweiten Teilnehmerstation erfindungsgemäß ausgewertet. Die Information 8 im Raster des ergänzten datenerfaßbaren Formulars 8.1 befindet sich in einem Computer bei der ersten Teilnehmerstation. Nun wird die Information 8 über ein erstes Modem 9.c als Terminal und mittels eines Fernmeldenetzes 1 an eine erfindungsgemäße Kommunikationseinrichtung 10 als zweiter Teilnehmerstation gesendet. Das Überspielen der Information 8 auf erste Modem 9.c erfolgt über ein Computerkabel. Dieses erste Modem 9.c ist ein handelsübliches Tischgerät, von dort wird die Information 8 ins Fernmeldenetz 1 eingespeist. Die zweite Teilnehmerstation empfängt diese Information 8 vom Fernmeldenetz 1 über ein zweites Modem 2.c als Terminal. Das zweite Modem 2.c ist ein in einem Computer eingebaute Modemkarte. Die übermittelte Information 8 liegt immer noch im Raster des ergänzten datenerfaßbaren Formulars 8.1 vor.
Die Information 8 wird nun über ein Computerkabel oder eine handelsübliche Computerschnittstelle einem Datenerfassungsgerät wie einem Formularleser 3.f zugeführt. Der Formularleser 3.f funktioniert wie ein Scanner, er ist ein eigenes, unabhängiges Gerät, welches über eine Schriftenerkennung verfügt. Ein solcher Formularleser 3.f liefert digitale Datensätze, die die Information 8 des Formulars enthält, so daß die Information 8 beispielsweise als ASCII-Datensätze über eine intelligente SCSI-Schnittstelle zu einem Computer 4 transferiert werden kann. Die Information 8 verliert bei dieser Schriftenerkennung ihr nach Eingang bei der zweiten Teilnehmerstation vorgegebenes Raster. Die Information 8 wird im Computer 4 in branchenspezifische Computerprogramme 5 automatisch eingelesen. Sie wird im Computer 4 selbständig und wiederum automatisch in dem Computerprogrammen 5 zusammen mit Expertensystemen 6 bearbeitet. Die Expertensysteme 6 nehmen eine (selbständige) Prioritätenzuteilung der eingehenden Information 8 vor. Für Details hierzu siehe die Beschreibung gemäß Figur 2.
Sobald bei dieser Verarbeitung ein Resultat vorliegt, wird dieses Resultat als Information 8 an den Sender, also an die erste Teilnehmerstation zurück übermittelt. Die Information 8 wird vom Computer 4 über Computerkabel automatisch als digitaler Datensatz dem Modem 2.c zugeführt. Das Anwählen der ersten Teilnehmerstation, das Absenden der Information 8 über das Modem 2.c ans Fernmeldenetz 1 erfolgen wiederum automatisch, die Fernmeldenummer der ersten Teilnehmerstation ist beispielsweise gespeichert und bekannt. Hier wird die Information 8 wiederum über das Modem 9.c vom Fernmeldenetz 1 empfangen. Sie läßt sich in einem Computer der ersten Teilnehmerstation als ergänzbares datenerfaßbares Formular 8.2 speichern. Ein Zyklus der Kommunikation ist somit geschlossen. Dem Fachmann stehen bei Kenntnis der vorliegenden Erfindung eine Vielfalt an Variationsmöglichkeiten solcher Ausführungsformen des erfindungsgemäßen Verfahrens offen.
In Figur 4 ist eine beispielhafte Ausführungsform eines datenerfaßbaren Formulars aufgezeigt. Eine solche beispielhafte Ausführungsform eines Formulars eignet sich zur Verwendung im erfindungsgemäßen Verfahren gemäß den Figuren 1 bis 3.
Das Formular 11 erfüllt verschiedene Funktionen und übermittelt verschiedene Arten von Information. Es kann genormt sein, beispielsweise im DIN A4-Format, mit Randzonen oben und unten, sowie links und rechts, innerhalb derer Angaben in Datenfeldern 12, 13, 14 und 15 eingetragen werden können. Diese Angaben sind zum einen persönlicher Natur, wie die persönlichen Datenfelder 12, die eine Information über die Anschriften eines Absenders und die eines Adressaten 12.2 enthalten, die aber auch Angaben über Namen und Art des Formulars 12.1 und die eigentlichen persönlichen Mitteilungen 12.3 enthalten. Diese persönlichen Mitteilungen 12.3 erleichtern das Ausfüllen des Formulars 11. Das Formular 11 kann von Hand oder in Maschinenschrift ausgefüllt werden, ausgefüllt werden sachbezogene Datenfelder 13, 14. Wird beispielsweise eine Kommunikation per Telefaxgerät 2.f, Formularleser 3.f und Computer 4 gemäß Figur 2 gewählt, so kann die Information des Formulars 11 im Formularleser 3.f erfaßt und digitalisiert werden, selbst wenn es sich um Handschriften und um alphanumerische Zeichen handelt. Solche Eingaben erfolgen zwischen den beispielsweise durch Keile < ..... > markierten Bereichen der sachbezogenen Datenfelder 13, 14. Vorteilhafterweise identifizieren die Formularleser 3.f eine Information nur aus solchen, besonders markierten Bereichen. Solche sachbezogenen Datenfelder 13, 14 können alphanumerische Zeichenbereiche 13 sein, die nur von Hand ausfüllbare qualitative und quantitative Angaben beinhalten, beispielsweise wie Länge oder Anzahl eines gewünschten Gegenstands, eine Unterschrift, usw.. Es kann sich aber auch um gemischte alphanumerische Zeichenbereiche 14 handeln, die zusätzlich noch persönliche Mitteilungen zum Ausfüllen des Formulars 11 enthalten. Schließlich gibt es graphische Datenfelder 15, die von Hand oder Maschine ausfüllbar sind. Hier kann eine graphische Notiz, eine Skizze oder eine kleine Zeichnung gemacht werden, um so beispielsweise die Kommunikation zu unterstützen und um so deren Informationsgrad zu erhöhen.
Solche Formulare 11 lassen sich vervielfältigend einsetzen. Ein solches branchenspezifisches Formular 11 kann von der Kommunikationseinrichtung als Telefax- oder Modemmitteilung gleichzeitig an eine Vielzahl von Teilnehmerstationen versendet werden. Die bei der Kommunikationseinrichtung wieder eintreffenden Mitteilungen werden automatisch von Datenerfassungsgeräten wie Formularleser erkannt. Sie nehmen eine Schriftenerkennung der Telefaxausdrucke oder Modemübertragungen vor, so daß solche von Maschine oder Hand geschriebene Information erkannt und digitalisiert werden. Sie können auch Übertragungsfehler, wie Verzerrungen, Verkleinerungen und Vergrößerungen der von Maschine oder Hand geschriebene Information auf den Telefaxausdrucken korrigieren. Diese digitalisierten Telefaxausdrucke sind als digitale Datensätze in branchenspezifische Computerprogramme einlesbar, dort werden die Datensätze gemäß Expertensystemen ausgewertet, aufbereitet und mit einer Priorität belegt. Auf diese Weise lassen sich alle eintreffenden Telefax- und Modemübermittlungen automatisch in interne Arbeitsroutinen wandeln. Das Formular 11 verliert dabei natürlich sein ursprüngliches Raster. Wichtig ist, daß die Information in den Datenfeldern automatisch erkannt und in Computerprogramme eingelesen wird.
Das Expertensystem trifft die Entscheidungen gemäß Kriterien, die auf dem Formular 11 stehen und digitalisiert wurden, oder es trifft die Entscheidungen gemäß Kriterien, die softwaremäßig in seinem Programmcode stehen. Beispielsweise kann in einem persönlichen Datenfeld 12 eine Information über Name und Art des Formulars 12.1 enthalten sein. Auf ein Kürzel "Formular Nr. 3" reagiert das Expertensystem, indem es die Information des Formulars 11 in ein Computerprogramm "Computerprogramm Nr. 3" lädt. Das Expertensystem kann aber auch selbständig aus dem Inhalt des Formulars 11 auf das zur Bearbeitung notwendige Computerprogramm schließen. In diesem Fall kommt das Kriterium für einen solchen Entscheid aus dem Programmcode des Expertensystems. Beispielsweise kann im Formular 11 eine Information enthalten sein, die das Computerprogramm und das Expertensystem wahrnimmt und das Formular 11 automatisch korrekt behandeln, ohne daß es explizit auf dem Formular 11 markiert ist. So kann das Formular 11 beispielsweise nach Normen für Ausschreibungen in einer gewissen Branche konzipiert worden sein. Das Formular 11 wurde als Offertanfrage an erste Teilnehmerstationen übermittelt und aus der Informationsart, die auf dem von einer ersten Teilnehmerstation zurückgesendeten Formular 11 enthalten ist, wird es von der Kommunikationseinrichtung in der branchenspezifischen Software korrekt ausgewertet. Beispielsweise kann das Expertensystem aufgrund spezifischer Kennworte im Formular eine eindeutige Zuordnung vornehmen.