Die Erfindung betrifft die Erzeugung und Verteilung von Briefsendungen für Massenpost. Dabei werden Dokumentdateien mit zugehörigen Empfängerdateien elektronisch an Servicezentren übertragen und dort mit Hilfe der übertragenen Dateien an die Empfänger gerichtete Sendungen automatisch erzeugt.
Gegenwärtig werden Briefsendungen für Massenpost für einen Auftraggeber (Bank, Werbeagentur, etc.) noch vorwiegend in einer Briefdruckerei erstellt. Dafür müssen natürlich die Daten wie Adressaten, Briefinhalt, etc. vorliegen. Die Briefinhalte werden gedruckt und ggf. mithilfe sog. Couvertiermaschinen in Umschläge gesteckt und beim nächstgelegenen Briefzentrum, dem sog. Abgangszentrum aufgegeben. Dort werden sie "abgangssortiert" (normalerweise nach Stadt bzw. Postleitzahl) und zum Eingangszentrum transportiert, wo sie nach Straßennamen "eingangssortiert" werden. Der letzte Sortiervorgang findet im Zustellzentrum statt, wo der Briefträger die Post in der Reihenfolge seines Auslieferungsweges (Gangfolge) sortiert. Danach wird der Brief zugestellt. Der gesamte Prozess der herkömmlichen Bearbeitung von Massenpost ist in FIG 1 dargestellt.
Auf der Basis der rasanten Entwicklung der Computertechnik wurde die sogenannte "Hybrid Mail" eingeführt, die eine Brücke zwischen der rein elektronischen Post "E-Mail" und der konventionellen Briefpost darstellt. Hierbei werden die Text- und Adreßinformationen elektronisch zu einem Servicezentrum übertragen, wo dann die Briefe erzeugt werden. Dieses bekantte "Hybrid Mail"-System wird an einem typischen Beispiel der "Kontoauszüge" erläutert (FIG 2). Typischerweise ergeht von einer Bank ein Auftrag an eine Postverwaltung, entsprechende Kontoauszüge zu generieren. Dazu muß der Kunde, wie auch im konventionellen Fall natürlich die Daten (Adressen, Kontostände, etc.) bereitstellen. Die Postverwaltung sortiert daraufhin die Daten in der Weise, daß jedes Hybrid Mail Center die Daten für die Kunden seines geographischen Bereiches erhält. Natürlich soll dem Kunden der Kontostand nicht auf neutralem Papier, sondern auf entsprechend attraktiv gestaltetem farbigen Layout mit Banklogo (in Originalfarbe !), etc. präsentiert werden. Es ist bei der heute verfügbaren Technik typisch und zwingend, daß das Hybrid Mail Center sich dazu die entsprechenden Leerformulare für jeden seiner Kunden auf Lager hält, entweder in einem vorgelagerten Arbeitsgang selbst erstellt oder fremdbezogen. Entsprechendes gilt, falls den Kontoauszügen auch noch Werbeschriften beigegeben werden sollen. Die Leerformulare werden nun in den Drucker eingelegt und die variablen Kundendaten in Schwarz / Weiß aufgedruckt, entsprechend den von den Kunden bereitgestellten Daten. Danach werden die Kontoauszüge, typischerweise mit einer sog. Couvertiermaschine, in unprofessionell aussehende Briefumschläge mit Fenster eingefügt und die Briefe frankiert.
Es wurde darüberhinaus eine Lösung bekannt, bei welcher die Umschläge mit den Adressen bedruckt werden und sichergestellt wird, daß die dazugehörenden, ebenfalls ausgedruckten Inhaltsseiten in den Umschlag gesteckt werden (EP 536 640 B1). Dadurch ist es nicht mehr notwendig, Fensterumschläge zu verwenden. Um diesen Ablauf sicherzustellen, wird der Inhalt gescannt, der Adreßteil ermittelt und mit dieser Information der Umschlag bedruckt. Es werden hierbei 2 Drucklinien benötigt: eine für den Inhalt und eine für den Umschlag, wobei die Koordination des Druckens und Zusammenstellung der Sendungen aufwendig ist.
Eine weitere Variante zur Verteilung und Erzeugung von "Hybrid-Mails" ist aus der WO 99/21330 bekannt, bei der - im Gegensatz zur EP 536 640 B1- der Inhalt elektronisch zur Postverwaltung übertragen wird.
Sollen auch noch Werbeeinlagen beigefügt werden, erfolgt dies normalerweise auch beim Couvertieren durch die Couvertiermaschine.
Die derart erstellten Briefe werden nun zum nächstgelegenen Eingangszentrum transportiert und in derselben Weise wie die konventionelle Post weiterverarbeitet.
Von der derzeit 70 bis 90% des Gesamtbriefaufkommens ausmachenden Massenpost wird z.Zt. je nach Land nur relativ bescheidene 5 bis 15 % als Hybrid Mail bearbeitet, obwohl diese Massenpost heute praktisch ausschließlich durch EDV generiert wird, die Daten also zur Verfügung stünden und damit eine wesentliche Voraussetzung für Hybrid Mail gegeben ist. Der Grund für den heute noch sehr eingeschränkten Einsatz von Hybrid Mail liegt in der mangelnden wirtschaftlichen Effektivität.
Die einzige Einsparung ist neben dem Abgangssortierprozess der eingesparte Transport der Briefe vom Abgangssortierzentrum zum Eingangssortierzentrum. Diese Einsparung ist bei flächenmäßig kleinen Staaten natürlich sehr gering. Andererseits erklärt sich auch dadurch, warum u.a. der Verwendungsgrad von Hybrid Mail in sog. Flächenstaaten, wie z.B. den Skandinavischen Staaten heute noch am größten ist.
Eine weitere wesentliche Beschränkung liegt natürlich darin, daß praktisch alle Leerformulare und Beigaben (z.B. Werbeschriften) für alle Kunden in jedem Hybrid Mail Center immer in ausreichender Anzahl zur Verfügung stehen, d.h. auf Lager gehalten werden müssen. Dieses "Lagerhaltungsproblem" limitiert natürlich die Anzahl der potentiellen Hybrid Mail Kunden (also Banken, Versicherungen, etc.) in der Praxis erheblich.
Der in den Patentansprüchen 1 und 12 angegebenen Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren und eine Vorrichtung zum Erzeugen und Verteilen von flachen Sendungen für Massenpost zu schaffen, mit deren Hilfe der Sortier- und Transportaufwand bei Einsatz der "Hybrid Mail"-Technik reduziert wird.
Statt die Briefe wie bisher absenderorientiert zu erstellen, werden sie empfängerorientiert in der Verteilreihenfolge der jeweiligen Zusteller erzeugt, d.h. alle Briefe für den Empfänger UVW, danach alle Briefe für seinen Nachbarn XYZ. Dies wird mit schnellen Farblaserdruckern erreicht, die es ermöglichen, ohne Umrüstzeiten, mit von einem Blatt zum anderen völlig variablem Inhalt, kostengünstig, farbig und mit sehr hoher Geschwindigkeit zu drucken. Jedes Servicezentrum führt eine Datenbank, in der die Daten der Neuaufträge aller Großkunden (Banken, Versicherungen, etc.) eingespeist und nach Empfänger sortiert werden. Erst danach werden die Sendungen erzeugt, natürlich in Empfängerreihenfolge, also in der Reihenfolge, in der die Briefträger die Post später zustellen werden.
In diesen Servicezentren befindet sich dazu ein integriertes System, bei der die beiden Komponenten "Vierfarbendrucker und Couvertiermaschine" integriert, ggf. sogar gekoppelt sind und von einem Rechnersystem angesteuert werden. Natürlich können druckbare Werbeeinlagen dann auch gleich online in der entsprechenden Reihenfolge erzeugt werden.
Das neue Verfahren zeichnet sich durch zwei wesentliche Vorteile aus:
Vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen dargestellt.
Vorteilhaft ist es, wenn die Absender die Dateien an ein zentrales Annahmezentrum elektronisch übertragen, von wo sie auf den Empfängern regional zugeordnete Servicezentren verteilt werden. Die Sendungen können in den Servicezentren in zeitlich festen Abständen oder in Abhängigkeit von der Anzahl der übertragenen Sendungsdaten erzeugt werden.
Zur Erzeugung der Sendung ist es vorteilhaft, Dateien für ein farbiges Layout der Vorderseiten der dazugehörigen Umschläge neben den Dateien für Dokumente, die sowohl Texte als auch Bilder enthalten können, zu erzeugen und zu übertragen. Das Ausdrucken der Dateien erfolgt dann mittels eines schnellen Laserdruckers, so daß die ausgedruckten Seiten für die einzelnen Sendungen, bestehend jeweils aus den Dokumentseiten und der Seite mit dem Layout der Vorderseite des Umschlages, aufeinanderfolgen. Anschließend werden die Umschläge mit der ausgedruckten Seite mit dem Layout der kompletten Sendungsvorderseite komplettiert. Dies kann vorteilhaft realisiert werden durch das Aufkleben der Seiten mit dem kompletten Layout der Vorderseiten der Umschläge auf die Vorderseiten der bereitgestellten unbeschrifteten Umschläge. Danach erfolgt das Einstecken der Dokumentenseiten in den jeweiligen dazugehörenden Umschlag. Dies erlaubt bei der elektronisch versandten Post das Erzeugen von qualitativ hochwertigen Sendungen, die sich hinsichtlich der ästhetischen Ansprüche kaum von Originalsendungen unterscheiden. Es ist nicht mehr notwendig, für weitere Angaben neben der Empfängeradresse, wie Logos, Verfügungen (Zurück an den Absender) usw. vorgedruckte spezielle Umschläge gezielt für den Druckvorgang bereitzuhalten.
In einer anderen Variante kann das Komplettieren der Umschläge erfolgen durch das Aufkleben der Seiten mit dem kompletten Layout der Vorderseiten der Umschläge auf bereitgestellte Briefumschlagrückenseiten mit schmalen Klebelaschen zur Erzeugung der fertigen Umschläge.
Um den Druckvorgang möglichst ökonomisch auszuführen, ist es vorteilhaft, die übertragenen Dateien auf Papierbahnen auszudrucken. Anschließend werden die Seiten voneinander getrennt und bei Bedarf auf das benötigte Format geschnitten.
Zur Einsparung der online-Trenn- und Schneidevorgänge ist es auch möglich, auf format- und sortengerecht bereitgestellten Einzelblättern auszudrucken.
Vorteilhaft ist es auch, in das farbige Layout der Vorderseite des Umschlages sämtliche für den Sendungszweck notwendigen Aufdrucke, wie Empfängeradresse, Absenderadresse in grafischer Gestaltung, Verfügungen (z.B. Nach- oder Rücksendeverfügung), Logos, Briefmarken und bei Bedarf maschinenlesbare Verteilkodes aufzunehmen. Infolge des aufgedruckten maschinenlesbaren Kodes ist bei kodierter vollständiger Adresse kein Lesen der Empfängeradresse mit OCR-Leser notwendig. Dies könnte für zusätzliche maschinelle Sortiervorgänge zum Zusammenfügen mit anderen Sendungen notwendig sein.
In einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung wird der Wert der aufzudruckenden Briefmarken mittels einer in einer Datenbank gespeicherten Tariftabelle und den gemessenen oder a priori bekannten, gemäß der Tabelle benötigten Sendungseigenschaften ermittelt. Der Durchlauf der Sendungen durch eine separate Anlage zur Maschinenfrankierung ist nicht mehr notwendig.
Anschließend wird die Erfindung in einem Ausführungsbeispiel anhand der Zeichnung näher erläutert.
Dabei zeigen
In den FIG 1 und 2 ist, wie schon eingangs geschildert, der Stand der Technik näher dargestellt.
Demgegenüber wird in FIG 3 das vorgeschlagene Verfahren der Erzeugung und Verteilung von Massenpost mittels einer empfängerorientierten "Hybrid Mail"-Technik erläutert.
Von einem Großkunden, z.B. einer Bank 10 werden die Daten an ein Annahmezentrum 20 übertragen. Dort werden die Dateien nach den verschiedenen Regionen sortiert auf die diesen Regionen zugeordneten Servicezentren 30 für Hybrid Mail elektronisch verteilt. Jedes Servicezentrum 30 führt eine Datenbank, in der die Daten der Neuaufträge aller Absender (Großkunden wie Banken, Versicherungen) eingespeist und nach Empfänger und Verteilreihenfolge entsprechend der Routen der Zusteller sortiert werden. Danach werden die Sendungen in diesen Reihenfolgen erzeugt und zu den betreffenden Zustellzentren 40 transportiert. Dort erfolgt dann das Austragen der Sendungen in der Verteil- bzw. Gangreihenfolge.
Zum Erzeugen der Sendungen werden die Dokumente als Inhalte der Sendungen ausgedruckt und ggf. mit weiteren Beilagen in Umschläge gesteckt. Anschließend werden die Umschläge verschlossen. Werden Fensterumschläge benutzt, so müssen sich die Empfängeradressen nur auf den Dokumenten befinden. Trotzdem müssen diese Umschläge noch frankiert werden und sonstige Verfügungen aufgedruckt werden. Eine wesentlich elegantere Lösung besteht darin, zusammen mit den jeweiligen Dokumenten für jede Sendung eine Umschlagvorderseite mit allen Angaben in einem Layout, das dem Original-Layout des Absenders entspricht, auszudrucken und als Vorderseite des Umschlages zu applizieren.
Dazu befindet sich im Servicezentrum ein integriertes System, bestehend aus einem schnellen Vierfarbenlaserdrucker mit entsprechenden Schneideeinrichtungen und einer Couvertiermaschine, die auch die Umschläge komplettiert. Beide Maschinen sind vorteilhaft gekoppelt und werden gemeinsam angesteuert.
Der Vorgang des Herstellens einer Sendung mit einer ausgedruckten Umschlagvorderseite wird nun anhand der FIG 4-7 näher dargestellt.
Wie in FIG 4 schematisch dargestellt, befindet sich in einem Servicezentrum ein schneller Farblaserdrucker 3, der auf Papierbahnen 2 ausdruckt. Die Papierbahnen 2 sind auf Rollen 1 aufgewickelt und werden von diesen zum Drucken abgezogen. Die Ansteuerung des Farblaserdruckers 3 mit entsprechenden Druckaufträgen erfolgt mittels Dateien 5, die bei den Absendern oder auch in aufnehmenden Servicezentren erzeugt und elektronisch an das oder die die Sendungen erzeugenden Servicezentren übertragen werden. Das Ausdrucken erfolgt so, daß für jede Sendung (Brief) zusammenhängend als erstes eine Seite 4 mit dem kompletten Layout der Vorderseite des Umschlages und anschließend die dazugehörigen Dokumentenseiten 7 ausgedruckt werden. Die Seite 4 mit dem kompletten Layout der Umschlagvorderseite enthält, wie in der Zeichnung dargestellt, die Empfängeradresse, Absenderangaben in grafischer Gestaltung bzw. ein Logo (geschlossener Pfeilkreis) und eine gedruckte Briefmarke. Der Briefmarkenwert wird mit Hilfe einer in einer Datenbank gespeicherten Tariftabelle und den lt. Tabelle benötigten Sendungseigenschaften ermittelt. Die Sendungseigenschaften können je nach der Tariftabelle die Sendungsgröße (Standardbrief, Großbrief), Gewicht, Entfernungszone, Postklasse (normale Beförderung, Eilsendung) sein. Sie sind bei der Aufgabe der Sendung bekannt, so daß damit das konkrete Briefmarkenlayout mit übertragen werden kann. Die Seite 4 mit dem Layout der Umschlagvorderseite kann auch noch weitere, nicht in FIG 1 dargestellte Angaben wie Verfügungen (z.B. Falls verzogen, zurück an Absender) enthalten. Weiterhin kann bei Bedarf ein maschinenlesbarer Verteilkode aufgedruckt werden. Der maschinenlesbare Verteilkode kann auch als die Sendung kennzeichnender Identifikationskode ausgeführt sein, dem die Empfängeradresse über eine Datenbank zugeordnet ist. Erfolgt dies auch im letzten Servicezentrum, so muß die Identifikationsnummer die Sendung nur im Verteilbereich dieses Servicezentrums für eine festgelegte Zeit identifizieren. Sind die maschinenlesbaren Verteilkodes fluoreszierend auszuführen, so erfolgt dies mit einem zusätzlichen Tintenstrahldrucker. Wie in FIG 1 dargestellt erfolgt nach dem Druck der Seite 4 das Trennen von der Papierbahn, angedeutet durch die dargestellte Schere.
Die separate Seite 4 mit dem Layout der Umschlagvorderseite wird dann gemäß FIG 2 auf die Vorderseite eines aus einem Stapel bereitgestellten unbeschrifteten und leeren Umschlages 6 geklebt. Dieser Vorgang entspricht dem Aufbringen eines großen Etiketts und gehört mit den Schritten Aufbringen einer Klebeschicht auf der Rückseite, Zusammenführen und Andrücken von Seite 4 und Umschlag 6 mit Synchronisation der Bewegungsvorgänge so, daß die Seite 4 mittig aufgeklebt wird, zum Stand der Etikettiertechnik. Wie zu erkennen, hat die Papierbahn 2 eine etwas geringere Breite als der Umschlag 6, so daß das Aufkleben und auch das Einstecken des Inhaltes problemlos realisiert werden kann.
Die separate Seite 4 mit dem Layout der Umschlagvorderseite kann auch in einer zusätzlichen Variante auf eine aus einem Stapel bereitgestellte Umschlagrückseite geklebt werden. Diese Umschlagrückseite weist an ihren seitlichen Kanten und an ihrer unteren Kante schmale Klebelaschen auf, die durch Falzen und Fixieren durch Klebung von schmalen Überständen sowie Versehen der so entstandenen Laschen mit einer klebenden Oberfläche erzeugt werden. Der obere Teil der Seite mit dem Layout der Umschlagvorderseite ragt über die Umschlagrückseite hinaus und dient als Verschlußlasche.
Nach der Seite 4 mit dem Layout der Umschlagvorderseite werden die dazugehörenden Dokumentseiten 7 ausgedruckt und seitenweise getrennt (angedeutet durch die Schere). Die Dokumente können aus Textseiten mit Firmenlogo, wie dargestellt, aus Zeichnungen, Bildern, Grafiken u.ä., und auch aus Mischformen bestehen (FIG 3).
Anschließend werden die Dokumentseiten 7 gefaltet und in die Umschläge 6 mit dem vollständigen Vorderseitenlayout gesteckt (FIG 4). Dieser Verfahrensschritt ist aus der Kuvertiertechnik an sich bekannt und muß hier nicht näher erläutert werden.
Selbstverständlich ist es auch möglich, zusätzlich weitere Beilagen in die entsprechend großen Umschläge zu stecken.
Danach werden die Sendungen verteilt. Dazu müssen sie in einer bestimmten Verteilreihenfolge vorliegen. Sollen in die Verteilung auch traditionell erzeugte und versandte Sendungen einbezogen werden, so erfolgt dies auf Sequenzsortiermaschinen, die die Sendungen auf der Basis der maschinenlesbaren Verteilkodes sortieren. Ist dieses Zusammenführen nicht notwendig, weil der Hybrid Mail Sendungsanfall für den Zusteller relativ hoch ist, so kann wie schon dargelegt auf ein Sortieren verzichtet werden, wenn die Sendungen in der Verteilreihenfolge ausgedruckt werden.
Selbstverständlich ist es auch möglich, die Dokumentseiten 7 und die Seite 4 mit dem kompletten Layout der Umschlagvorderseite auf sorten- und formatgerecht bereitgestellten separaten Seiten auszudrucken.